Le point sur la convention
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dim, 15/02/2015 - 21:43
Pour ceux qui n'étaient pas là vendredi, voici un point rapide sur l'état d'avancement de la convention. On mettra à jour ce topic s'il y a de nouvelles infos.
* Pour la salle :
- La mairie a confirmé la date, la convention aura bien lieu à la salle "Coeur de Mérande".
- Le grand parking gratuit qui jouxte la salle nous est réservé tout le week-end.
- Nous pourrons utiliser la salle tout le week-end, du samedi matin au dimanche soir.
*Pour le JDR :
- Une 1ère session de jeu le samedi de 13h30 à 19h00.
- Une 2ème session de jeu le samedi de 21h00 à... quand vous voulez.
- Une 3ème session de jeu le dimanche de 13h00 à 18h00.
*Pour le manger :
- Il y aura de la tartiflette pour le repas du samedi soir, même prestataire que l'an dernier, même prix (6 euros la part). Vous pouvez réserver votre part jusqu'à la convention, dans la limite du nombre de parts disponibles...
- Il y aura des sandwiches pour tous les autres repas. Nous avons trouvé un nouveau partenaire cette année, la boulangerie Tomate & Cerise. Prestataire plus sympathique, sandwiches de meilleure qualité, meilleurs et pas plus chers.
- Il y aura des viennoiseries le dimanche matin.
* Pour les tables :
- Nous avons mis en place un partenariat avec Tanuky de Grenoble. Il viendra avec 5 à 6 MJs pour animer des tables sur la conv'.
- Il y a pour l'instant une petite dizaine de tables d'annoncées. Si vous voulez maîtriser une table, l'idéal est de vous signaler sur ce topic pour nous permettre d'organiser au mieux : http://www.cjdru.org/forum/convention-2015-serez-vous-mj
* Pour les animations :
- Edge Entertainment animera un atelier jeu de plateau.
- Au niveau auteurs : Gabriel Thomas a confirmé sa venue.
- La LIR animera une démonstration d'escrime médiévale au milieu de la salle avant chaque session de jeu.
- Retour du stand de peinture de figurines Max Paint.
- Le 5ème éléphant organise une mini-murder / mini-GN le samedi soir, sur ce format : http://www.le-5eme-elephant.com/?Page=WEMurders
* Pour les goodies :
- Des dés customisés avec l'image de Vézéfil, la mascotte du CJDRU, seront disponibles le jour de la convention.
- On produit des Ecocups au même format que l'an dernier.
* Tombola :
On a terminé de rassembler les lots, plein de belles pièces cette année.
* Concours de scénarios :
- 6 participations au total.
* Pour l'organisation des bénévoles :
- On profite du changement de taille de la salle, et de la participation de Edge sur le stand jeu de plateau, pour tester cette année un nouveau format. Nous allons tourner avec seulement deux postes qui auront besoin d'être assurés : la buvette, et le stand d'accueil qui servira également de lieu d'inscription pour les parties de JDR. On va fonctionner avec un binôme par poste.
- On va également tester un nouveau format qui s'éloigne de l'habituel "demander à tout le monde de passer une heure ou deux heures sur chaque poste". Ce format a ses avantages, mais aussi des inconvénients : c'est un cauchemar sur la gestion des plannings, ça tend à créer des moments de flottement où les postes sont inoccupés, et ça empêche les gens de faire du JDR parce qu'ils ont un créneau de 2h bloqué au milieu de la journée. Cette année, nous allons procéder par plages horaires plus longues (par demi-journées ou par quarts-de-journées) et avec un plus petit nombre de volontaires. Cela permettra également au plus grand nombre de faire le plus de JDR possible. L'idée initiale était que le bureau gère tous les postes, mais comme on a perdu en effectifs on va devoir faire appel à vous. On demandera donc aux bonnes volontés de tenir l'un des deux stands pendant une demi-journée ("le samedi après-midi") ou un quart de journée pour soulager un peu le bureau.
- Vous pouvez d'ores et déjà nous contacter (par mail ou par mp) pour vous proposer si vous souhaitez participer, mais on fera quelque chose de plus formel quand la date sera un peu plus proche.
ven, 27/02/2015 - 15:03
Bonne nouvelle : après négociation, la mairie nous accorde une autorisation exceptionnelle pour utiliser la salle pendant toute la nuit du samedi au dimanche. On remercie la conseillère municipale Christine Dioux ainsi que Sylvie Laforgue, qui sont à la fois sympas et compréhensives. C'est de bon augure pour les conventions des années à venir (tout ceci semble beaucoup plus stable que Pierre Cot).
On en profite pour rappeler qu'on est cette année à l'essai : s'il y a le moindre souci, on fera la convention de l'année prochaine sous un pont au bord de la Leysse.
Je cite le secrétariat de la mairie :
Nous vous demandons d'être vigilants lors des entrées et sorties de la salle pour qu'aucune nuisance ne soit causée aux riverains. Il devra en être de même pour ceux et celles qui sortiront fumer ou discuter aux abords de la salle. Vous indiquerez également à vos adhérents que les départs des véhicules devront s'effectuer dans le calme.
Les services de Police nationale et municipale seront informés de votre autorisation exceptionnelle d'utilisation durant la nuit, ainsi que du type de manifestation organisée.
On sait que vous êtes sages, mais il sera de la responsabilité de chacun de faire attention et surtout de veiller à ce que les visiteurs extérieurs qui n'auraient pas eu l'info soient vigilants également.
mar, 03/03/2015 - 17:52
Voilà 90% des lots de la tombola (et pour le concours de scénario) sont rassemblés ou sur le point de l'être (la poste quoi).
Nos généreux participants sont cette année :
- BD fix (je récupère la semaine prochaine, la responsable nous met ça de côté),
- Orygins,
- Sans Détour,
- Black Book,
- Les XII singes,
- Edge (jeux de plateau),
- Ludik Bazar (même s'ils ne peuvent pas venir, ils ont la gentillesse de faire un geste).
L'antre des jeux n'a pour l'instant rien pour nous fournir, cave vide pour l'instant mais nous repasserons voir Cyril fin mars (on s'est entendu là-dessus avec lui).
L'asso a fait qq achats pour compléter :
- le JDR Abyme (à -50%) et son roman éponyme,
- le roman Hexagon (dont est tiré le JDR éponyme est envoyé par Les XII singes),
- le roman Wastburg (dont est tiré le JDR éponyme est envoyé par Les XII Singes)
- le JDR Bimbo.
N'oublions pas Saladdin et Nasher qui nous ont fourni plusieurs ouvrages, merci les garçons !
mar, 03/03/2015 - 23:26
l'antre des jeux est annoncé comme partenaire je crois
c'est dommage qu'il est rien
mais pas étonnant 
mer, 18/03/2015 - 13:02
Tous les lots pour la convention ont été reçu.
Sauf si l'antre des jeux nous trouvent au dernier moment des lots, nous avons exactement 29 lots.
Sans compter le lot du concours de scénarii.
Nous recevrons sous peu les écocup (d'ici le 25 mars normalement).
Les dés ont bien été reçu et la douane a mis un supplément ; mais nous ne changerons pas le prix de vente qui restera le même que l'an dernier, à savoir 2€ pièce.
Bref, ça se cale au poil 
jeu, 19/03/2015 - 12:28
Nous sommes maintenant à une grosse quizaine de l'évènement, pourrait-on avoir un point orga svp? ici et au club en direct
-le premier post de ce topic est-il encore entièrement d'actualité?
- se réunit-on toujours le vendredi 03 pour installer la salle, et si oui, à quelle heure et où a-t-on rdv?
-à quelle heure commence vraiment la convention le samedi?
- les binômes pour la tenue des stands sont-ils constitués?
-savez-vous à peu prêt combien de membres sont attendus sur le week-end?
- quelqu'un a-t-il finalement écrit une énigme?
- les résultats du concours et la remise des lots de la tombola se dérouleront-ils comme les années précédentes?
-est-il prévu d'avoir quelques impressions de chaque scénario du concours pour que les visiteurs puisse les feuilleter voir les utiliser comme il est marqué à la page concours de scénario du site de la convention?
-est-il prévu de mettre les scénarios en ligne sur notre site, dans une partie accessible aux membres et non membres comme envisagé au lancement du concours et comme ca se fait partout? si oui, cela pourrait-il être fait pour les précedents concours également?
- a-t-on suffisament de MJs pour le week-end?
- reste-t-il des petites choses à faire pour lesquelles vous avez besoin de monde?
-avez-vous besoin de matériel (frigo, bouilloire, cafetière...)?
-avez-vous vu l'intérieur de la salle?
-avez-vous un plan de salle pour l'installation?
-avez-vous checké le matos mis à disposition pour ne pas avoir de mauvaises surprises?
- y-aura-t-il un affichage à faire, et si oui qui s'en charge?
-avez-vous envoyez des mails à tous les sympatisants de l'asso (ou même juste de la convention) pour les prévenirs, et si oui, récemment?
-y-a-t-il des coordonnées dont vous auriez besoin pour se faire?
- j'ai l'impression que pas mal des personnes qui ne viennent pas régulièrement à l'asso ne sont pas bien prévenues de l'orga, devrait-on les mailer, smser?
- des personnes autres que l'ancien coloc de Galy ont-elles demandées un hébergement? (j'ai une place, voir deux, voir plus si besoin et j'habite au bout de la rue)?
Je réitère, si vous avez besoin de quelqu'un de disponible pré-convention, même en semaine, n'hésitez pas...
jeu, 19/03/2015 - 07:00
Merci Yvan 
Pour une fois, c'est pas moi qui passerai pour l'emmerdeur de service, à poser des questions pertinentes pour lesquelles ça serait bien qu'on ait des réponses
jeu, 19/03/2015 - 09:09
On était justement en pleine redaction de compte rendu, la mise à jour de ce topic va suivre très bientôt. Tu nous prends de vitesse là 
du coup je voulais préparer les annonces d'après ce compte rendu, je vais m'assurer d'y répondre à tes questions.
jeu, 19/03/2015 - 12:27
Le but n'était pas de vous prendre de vitesse, je me doutais bien que vous étiez en train de préparer un point, mais du coup ça me permet de poser des questions avant ça pour que vous puissiez préparer une réponse. A Vendredi du coup.
ven, 20/03/2015 - 09:12
Ecocups reçus.
Pour la couleur, vous la découvrirait le jour de la convention ;-)
ven, 20/03/2015 - 15:15
Alors, le gros point :]
On va faire ça sous forme de calendrier...
- Nous avons la salle à partir du samedi matin. Rendez-vous entre 8h30 et 8h40 devant la salle pour l'installation.
- L'ouverture "officielle" de la conv' est à 9h.
- Matinée tranquille le samedi jusqu'à 13h30. Des sandwiches de Tomate & Cerise seront disponibles pour le repas du samedi midi.
- Démo d'escrime médiévale de la LIR, puis lancement de la première session de jeu à 13h30.
- Fin de la première session de jeu vers 19h et on enchaîne sur la tartiflette à 19h30.
- Démo de la LIR puis lancement de la deuxième session de jeu à 21h.
- On a la salle toute la nuit, donc jeu libre jusqu'au dimanche matin.
- Viennoiseries à 1 euro pièce le dimanche matin.
- Démo de la LIR (?) puis lancement de la troisième session de jeu le dimanche vers 13h.
- Annonce des gagnants de la tombola et du concours de scénarios et clôture de la convention le dimanche à 18h.
- Rangement de la salle tranquille (on n'a pas d'horaire contraignant de remise des clefs).
Pour les stands d'extérieurs, la liste définitive est la suivante :
- Gros stand "jeu de plateau" animé par Edge
- Stand de la LIR
- Stand de Gabriel Thomas
- Stand de l'association grenobloise de Tanuki (qui vient on le rappelle avec 5-6 MJs)
- Stand de Max Paint (peinture de figurines)
- Une table de figurines Conan par Chrismich
Pour vous mettre à contribution pendant la conv', on confirme le format à deux stands : un stand buvette (+astreinte) et un stand accueil/ inscription JDR. Chaque stand sera occupé par un binôme. Il y aura en permanence un membre du bureau sur chaque stand. On va donc mettre à contribution un total de deux membres à chaque moment de la convention, ce qui permettra à tout le monde de jouer le plus possible.
Puisque nos besoins sont faibles, on va tout simplement organiser ça avec un sondage doodle. On va demander à tous les membres souhaitant participer de mettre leurs disponibilités sur le sondage, et on sélectionnera deux personnes pour chaque créneau en essayant de faire tourner le plus possible. Je crée un sujet dédié.
Pour les questions d'Anatt...
le premier post de ce topic est-il encore entièrement d'actualité?
Oui !
savez-vous à peu prêt combien de membres sont attendus sur le week-end?
Pas la moindre idée. On a eu plus de confirmations d'extérieurs que de membres du CJDRU !
quelqu'un a-t-il finalement écrit une énigme?
Personne ne s'est proposé suite au désistement de Magus. Avec trois semaines de marge c'était mort pour le bureau, et comme ça n'a l'air d'intéresser personne je pense qu'on va laisser tomber.
est-il prévu d'avoir quelques impressions de chaque scénario du concours pour que les visiteurs puisse les feuilleter voir les utiliser comme il est marqué à la page concours de scénario du site de la convention?
On pensait demander aux visiteurs intéressés de laisser leurs adresses mail, mais effectivement c'est une bonne idée d'en imprimer un exemplaire de chaque à feuilleter. On le rajoute sur la to-do list.
est-il prévu de mettre les scénarios en ligne sur notre site, dans une partie accessible aux membres et non membres comme envisagé au lancement du concours et comme ca se fait partout? si oui, cela pourrait-il être fait pour les précedents concours également?
Moyen, parce que les auteurs n'ont pas donné leur autorisation pour ça, que ce soit pour cette année ou les précédentes. On peut en revanche envoyer des mails aux auteurs pour leur demander s'ils sont d'accord. Ce serait aussi un point intéressant à rajouter pour les années à venir sur la participation au concours.
a-t-on suffisament de MJs pour le week-end?
Impossible de te répondre sans estimation du nombre de visiteurs. Perso je vais préparer un scénar dans le doute, si y'en a pas besoin tant mieux...
reste-t-il des petites choses à faire pour lesquelles vous avez besoin de monde?
Non, à l'exception d'accrocher quelques affiches dans les endroits que vous fréquentez (on passera à la cala avec une pile d'affiches ce soir), et de faire de la pub auprès de vos amis, autres assos, etc. Merci de proposer !
avez-vous besoin de matériel (frigo, bouilloire, cafetière...)?
Bouilloire et cafetière sont toujours les bienvenues. La salle dispose d'une cuisine avec des gros frigos industriels.
avez-vous vu l'intérieur de la salle?
Bien sûr, on l'a visitée avant de signer. On verra à l'usage mais je pense qu'elle va être vraiment bien cette petite salle.
avez-vous un plan de salle pour l'installation?
Oui ! Il n'est pas bien compliqué vue la réduction de la taille de la salle et de la complexité des stands cette année.
avez-vous checké le matos mis à disposition pour ne pas avoir de mauvaises surprises?
Oui pour le gros matos, genre bar, frigos, tables, paravents... Non pour les petits à-côtés comme la bouilloire. On est en train de faire une liste de courses. Si tu penses à quelque chose qu'on aurait pu oublier, n'hésite pas.
y-aura-t-il un affichage à faire, et si oui qui s'en charge?
Les membres du bureau font le plus gros de l'affichage, mais on donnera des affiches aux présents de ce soir et de vendredi prochain pour essaimer encore plus.
des personnes autres que l'ancien coloc de Galy ont-elles demandées un hébergement? (j'ai une place, voir deux, voir plus si besoin et j'habite au bout de la rue)?
Aucune demande pour l'instant.
avez-vous envoyez des mails à tous les sympatisants de l'asso (ou même juste de la convention) pour les prévenirs, et si oui, récemment?
y-a-t-il des coordonnées dont vous auriez besoin pour se faire?
j'ai l'impression que pas mal des personnes qui ne viennent pas régulièrement à l'asso ne sont pas bien prévenues de l'orga, devrait-on les mailer, smser?
On va envoyer un mail global à toutes les personnes pour lesquelles on a une adresse de contact, c'est-à-dire tous les membres présents et passés. Il me semble qu'aucun bureau n'a pensé à constituer une mailing list, donc on va faire avec ce qu'on a ; si tu as ta propre liste de mails, on peut la rajouter.
D'autres questions qu'on n'a pas traitées ?
ven, 20/03/2015 - 10:25
Pour la mailing list le forum est capable d'envoyer un mail à tous les membres. Donc il n'y a pas/peu d'intérêt à maintenir une mailing list des membres du club.
Par contre on a bien une liste d'emails et de forums à contacter pour la communication.
ven, 20/03/2015 - 10:52
Pour les sympathisants de l'asso, surtout de l'an dernier, la plupart nous suit via FB et a été contactée par ce biais depuis des semaines voire des mois, ou de visu pour d'anciens membres de l'association/autres associations, etc.
Donc dans l'immédiat, les potentiels intéressés restants seront contactés par mail comme expliqué ci-dessus.
Pour l'hébergement, j'accueille 2 personnes qui vont découvrir la convention (mais sont des rôlistes avertis), donc je pense que pas mal de personnes se sont déjà débrouillées avec des Chambériens.
ven, 20/03/2015 - 11:21
Sur la page "infos pratiques", l'éloignement des hôtels exprimé en nombre de minutes à parcourir à pied est probablement à mettre à jour. J'avais initialement calculé ces infos par rapport à Pierre Cot. D'ailleurs les tarifs ont peut-être bougé aussi...
ven, 20/03/2015 - 13:08
Pour le matos, je pense pouvoir ramener une cafetière.
Pour les adresses mails, je ne pense pas en avoir de plus que vous, par contre vous pourriez faire un post pour voir si d'autres en ont.
Pour la mise en ligne des scénars du concours, on peu peut-être déjà demander aux membres du club, je donne dors et déjà mon autorisation pour les miens. Les auteurs des deux premières années au moins avaient été prévenu que leur scénarios allaient être mis en ligne sur la scénariothèque, on peut éventullement les mettre en ligne sur notre site et si des auteurs se manifestent parce que ça les dérange vraiment, on peut les retirer au besoin.
Merci pour les réponses.
sam, 21/03/2015 - 19:49
Les trajets pour les hôtels sont à jour depuis des semaines, on l'a fait dès qu'on a mis à jour la page pour cette année.
jeu, 26/03/2015 - 21:56
Est-ce que je peux copier-coller le planning d'organisation sur le forum de la LIR, ou peut-être Hécate veux-tu t'en charger ?
Comme ça la mise en place reporté du vendredi soir au samedi matin et le reste de l'organisation sera clair pour nous. 
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15 an 9 semaines
Nouvelle info : Magus a finalement décidé de ne pas s'occuper de l'énigme de la convention cette année. Si quelqu'un a envie de reprendre le rôle, vous pouvez nous contacter pour les modalités.
Pour rappel, il s'agit de créer une petite énigme ou enquête pour les visiteurs, dont ils peuvent obtenir la solution en se creusant les méninges et en allant parler à divers PNJs (les gens qui tiennent la buvette ou le stand d'accueil).
Si personne ne se propose, on laissera probablement tomber pour cette année, ce serait difficile pour le bureau de prendre la relève au pied levé aussi près de la date.
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