Préparation de la convention Montagne de Jeux 2021

7 réponses [Dernière contribution]
Cyril
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Titre: Créateur d'un plan d'existence
Inscription: 05/10/2015
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8 an 20 semaines

Chers membres,

En raison des restrictions dues au covid 19, l'Assemblée Générale se fera sans doute possible plus tard que les années précédentes.

Or, c'est à partir de maintenant qu'il faut commencer à organiser la convention Montagne de Jeux pour qu'elle soit prête dans les temps.

Nous sollicitons donc votre avis pour savoir si vous préférez :

- que le Bureau actuel prenne les décisions relatives à la convention (choix de la salle, de la date, du thème, des contraintes du concours de scénario...) avant de refiler la patate chaude au prochain Bureau, qui n'aura alors plus son mot à dire. Mais cela laissera alors le temps aux dessinateurs de préparer les affiches, aux jurys de répondre quant à leur disponibilité, aux participants de participer, etc

- que le Bureau actuel laisse la main au Bureau suivant pour ce qui peut attendre (tout sauf la réservation de salle, qui doit être faite en mai), quitte à ce que tout se fasse avec beaucoup moins de temps devant soi.

La parole est à vous

 
Magus
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Last seen: il y a 2 semaines 1 jour
Titre: MJ Tout puissant
Auteur priméPoseur d'énigme
Inscription: 11/10/2009
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14 an 19 semaines

Je ne connais pas la roadmap de la convention par coeur, mais si le confinement se fini en Mai, le prochain bureau aura largement le temps de tout faire.

Mais, ce qui est prévu en Mai c'est juste "le début d'une nouvelle étape", et ça m'étonnerait qu'en Mai on ait le droit d'organiser une AG à 40 personnes. Je pense que ce sera pas possible avant Juin voir mi juillet.

Pour la réservation de la salle on a pas le choix c'est le bureau actuel qui doit s'y coller. Mais pour le reste je pense que le prochain bureau aura largement le temps de tout faire même s'ils doivent commencer en Juillet.

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Tout ce qui est plongé entièrement dans un liquide ... fini par avouer.

 
nighteye
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Last seen: il y a 2 jours 8 heures
Titre: PNJ Majeur
Plume honorable
Inscription: 29/04/2010
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13 an 43 semaines

j'avais par le passé défendu une toute autres politique pour le club, cela n'est pas appliqué mais je repropose,

une élection du bureau par moitié, sur 2 ans. j 'ai connu une asso qui fesait cela par tiers sur 3 ans, et donc en renouvelant qu'une partie du bureau chaque année cela permet de garder un suivi de gestion d'une année sur l'autre, et de transmettre aussi l'expérience acquise.

Je parle du bureau, je derais dire du CA, qu'une partie de l'équipe d'élus  reste pour transmettre en douceur l'organisation de l'asso, les nouveaux candidats ayant déjà une idée d'avec qui il feront équipe.

 
Magus
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Last seen: il y a 2 semaines 1 jour
Titre: MJ Tout puissant
Auteur priméPoseur d'énigme
Inscription: 11/10/2009
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14 an 19 semaines

Malheureusement cela veut dire que quand quelqu'un se présente pour le bureau, il s'engage pour 2 ans (si on fait par moitié) ou 3 ans (si on fait pas tiers).

C'est violent 3 ans. En sachant que l'association compte beaucoup de personnes qui souvent partent en été car ce sont des étudiants qui vont poursuivre leurs études ailleurs.

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Indy
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Last seen: il y a 6 jours 12 heures
Titre: Créateur du multivers
Inscription: 20/05/2014
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Surtout quelqu'un pourrait se retrouver dans un bureau qu'il n'a pas choisit.

 
Saladdin
Portrait de Saladdin
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Last seen: il y a 6 heures 52 min
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Auteur primé
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Une info que je viens de voir passer, je ne sais pas si cela concerne les salles à l'année ou bien les événements exceptionnels :

 

Les associations n’ont plus qu’une semaine pour réserver leurs salles pour l’année 2020-2021.

Le formulaire de réservations de créneaux d’occupation répétitives des salles qui était disponible depuis le 11 mai dernier sont à formuler avant le 8 juin 2020 sur la plateforme Simpl’ici.
https://simplici.grandchambery.fr/

Le nouveau formulaire dématérialisé a pour objectif de simplifier les démarches des associations qui n’ont plus à se déplacer et ainsi de faciliter de traitement des demandes de la commission d’attribution.

Pour toutes les personnes ayant des difficultés à faire les démarches en ligne, un service d’assistance téléphonique (ou en présentiel) est proposé par les accueils de la maison des associations, des mairie de quartier et de la Dynamo.

Maison des associations – 04 79 33 95 50
Mairie de quartier du Biollay - 04 79 62 35 26
Mairie de quartier de Bissy - 04 79 60 50 50
Mairie de quartier centre Grenette - 04 79 60 20 40
Mairie de quartier des Hauts-de-Chambéry - 04 79 68 58 00
Mairie de quartier de Chambéry-le-Vieux – 04 79 62 24 54
La Dynamo – 04 79 72 13 13

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cthulhu
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Titre: Big Brother
Inscription: 06/10/2009
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14 an 20 semaines

La salle de Mérande a été réservée pour les dates du 12, 13, 14 mars 2021.
via la plateforme simpl'ici Chambéry.
Nous avons eu la confirmation par email cet après midi.

(les services de mairie ne prennent plus les réservation par email et par téléphone).

Pour information, nous avons fait notre demande dès fin mars pour les dates du 19, 20, 21 mars 2021.
Le 26/05/2020, notre dossier a enfin été traité et on nous a dit que la salle n'était pas disponible à ces dates. Le 26/05/2020 nous avons donc remonter tous le dossier pour la demande.


Concernant la réservartion de salles "répétitives" auprès du formulaire "simpl'ici", elle ne concerne pas l'AQCV et la MJC qui font des formulaires indépendants de réservation de salle. (on aborde le sujet de l'hébergement hebdomadaire des activités de l'asso)
Ces réservations répétitives ne concernent pas notre évènement annuel.

Enfin, nous nous sommes renseignés, l'ensemble des salles prêtées de manière régulière par la mairie et la MDA n'accueillent des activités que jusqu'à 23h. (on aborde le sujet de l'hébergement hebdomadaire des activités de l'asso)

Mais en tous cas, merci pour l'effort de reccueil et de restitution d'informations.

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Itérer est humain, récurser est divin.

 
cthulhu
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Last seen: il y a 1 semaine 20 heures
Titre: Big Brother
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14 an 20 semaines

Afin de respecter le timing d'organisation de la convention, nous avons pris les devant pour ne pas retarder l'élaboration de l'affiche et de la communication autours de l'évènement. Nous allons donc nous occuper du choix du thème de la convention, du choix du/des graphiste(Ivre (fond d'affiche et graphisme/lettrage) et probablement aussi de l'élaboration et du lancement du concours de scénario.

En général, peu importe combien on s'y prend tôt pour l'appel à partenaires, aux dons de lots pour la tombola, la réservation du traiteeur et pour tout ce qui est signature de conventions de prêt de locaux/matériaux, on commence à avoir au mieux des réponses en décembre et les confirmations en janvier/février ;

A la rigueur, ce qui peut être fait à partir de septembre c'est la constitution de l'équipe des membres du jury, les premiers supports de communication et le choix/commande des goodies à vendre.

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Itérer est humain, récurser est divin.

 
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