Retours sur la Conv'
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mar, 26/03/2019 - 21:41
L'idée de ce topic est que vous puissiez faire vos retours sur la conv' et les axes d'améliorationpour l'année prochaine.Les notes que je partage ici n'engagent que moi et pas le Bureau.
Dans l'ensemble, j'ai trouvé que la conv' est un franche réussite malgrès quelques ratés et points d'amélioration. J'ai principalement été à la buvette (et servi de taxi) donc forcément j'ai pas tout vu 
. Du coup désolé, mon compte rendu est plus axé buvette.
Points positif
* de mon point de vue ça c'est bien passé pour les partenaires (Black Book content, LDF content, Savoie Retro Games content,... et ça c'est les gens pour lesquels j'ai eu un retour direct)
* on a des bénévoles qui gèrent vraiment en cuisine et au compoir
* on a pas eu de perte sur la bière, on a eu moins de restes que les années précédentes niveau bouffe ( c'est moins bien pour les orgas mais mieux pour les finances du club)
* j'ai trouvé les sandwichs plutôt pas mal. La meilleure vente est sans conteste le jambon comté qui fait parti des plus cher donc c'est bien.
* avoir la salle le vendredi aprèm' a permis de simplifier l'organisation (du coup on a pu installer plus facilement, par personnellement pour moi ça a été plus "lourd" : j'ai couru partout le vendredi, le samedi et le dimanche ). La récupération des gateaux, la partie déco, tous les petits plus n'auraient pas été possible si on avait pas eu le vendredi.
* Financièrement je sais pas précisément mais d'après ce que j'ai vu à la buvette on doit être bien voir très bien
* La croziflette à l'air d'avoir plutôt plu, les portions étaient généreuses
* Les gâteaux étaient juste magnifiques, et super bon (j'ai pu en goûter plusieurs )
* Des petits messages ont permis de passer les infos derrière le bar (le nombre de parts de crozifletes restantes par exemple) et je ne sais pas qui à eu l'idée, mais ça a été bien pratique (après je ne sais pas si c'était présent les autre années)
* De mon point de vu, la tombola était moins fournie certaines années mais était plus que correcte
* J'ai eu l'impression qu'il y avait plus de tables que d'habitude (quelqu'un a surement les chiffres). On a eu besoin de traiteaux pour mettre des tables suplémentaire (à anticiper l'année prochaine, c'est à dire à installer dès le vendredi)
* J'ai croisé des gens extérieur au club qui reviennent, c'est encourageant.
* On a une majorité de partenaires qui sont avec nous depuis des années (même si chaque années amène son lot de nouveauté).
* On a pu anticiper le rangement ce qui a pu nous permettre de finir le rangement/nettoyage un peu plus tôt.
* On a eu 8 participations au concours de scénar et le jury a dit qu'elles étaient de qualité
Points d'amélioration/ de vigilance
Attention : c'est pas parce que je liste plusieurs points d'amélioration que je trouve que ça c'est pas bien passé, c'est juste que je pense qu'on peut encore progresser, et qu'en mettant ces points sur le forum c'est le meilleur endroit pour qu'ils puissent servir.
* La caisse était absente au démarrage de la conv'. De mémoire ça a déjà été le cas certaines années et ça ne posait pas trop de problème parcequ'on mettait plus de temps à installer, mais cette année ça a été compliqué
* Faire extrêmement attention aux logos des partenaires sur l'affiche (on a eu un couac cette année qui a faillit nous coûter un partenaire historique).
* Il manquait des choses dans la liste des courses pour la buvette et c'est de ma faute : on est parti de la liste d'il y a plusieurs années et on a oublié d'allumer le cerveau : on a pas pris de nutella pour les crêpes, on a sous-évalué les quantités de comté necessaire, et le truc le plus grave on a oublié les couverts pour la crosiflette et d'avoir des assiettes pour le gâteau (on a juste pris des assiettes pour la crosiflette).
* on s'est craqué sur la salade, on en a prix au moins 2x trop (on a pris 10 salades pour 85 parts de tartiflettes).
* le prix des madeleines était trop élevé: elles ne sont pas parties quand elles étaient à 50 centimes pièces le samedi, du coup le dimanche on les a fait à 10 centimes pour qu'elles partent. On aurait mieux fait de les mettre à 20 centimes des le début (ok, c'est un détail).
* le samedi matin, Zepierre a fait un café offert avec l'éco-cup, et c'est pas mal, ça pousse à la conso ( les gens prennent un éco-cup), en plus le samedi matin c'est principalement des bénévoles et des partenaire. c'est une bonne chose mais à faire valider et à péréniser.
* Les baguettes étaient un peu petite (on a changé de fournisseur cette année et les années précédentes, on nous faisant des baguettes "longues"). Il y a probablement la même quantité de pain, mais les gens avait l'impression d'en avoir plus.
* on a eu un raté de comm' au niveau buvette : des bénévoles ne savaient pas qu'il y avait un micro-onde pour faire chauffer les crêpes.
* Je sais que certains bénévoles on eu l'impression de ne pas avoir grand chose à faire le vendredi soir: il faudrait lister les besoins pour le vendredi aprèm' (mais c'est normal que ce soit pas parfait sur ce point, c'était une première pour les orgas). Penser à un plan bouffe pour les orgas (commander des pizzas,ou autre) et éventuellement à des animations pour les membres du club ( on se passe un film, on se fait un jeu jouable à plein style loup garou,...) ou anticiper en proposant de faire de la déco (des dés en cartons, ...) mais il faut avoir prévu les idées et le matériel.
* Pour les années suivantes, penser à demander l'autorisation de buvette pour le vendredi pour pouvoir vendre au moins des softs et des snacks
* Les T-shirts taillaient petit, du coup on aurait du décaler les tailles pour les commandes (mais on a pas pensé à anticiper ce point). Je pense que c'est parcequ'on n'a pas l'habitude de commander des T-shirts.
* J'ai l'impression qu'on était limite niveau place pour la salle (pour les exposants, pour les tables de JDR ainsi que pour le nombre de personne max autorisé), après il y a peut-être un effet 30 ans du club qui fait qu'il y aura moins de monde l'année prochaine je sais pas.
* On a foiré sur la demande de matériel aux membres : on aurait du faire plus de comm', plus tôt, en parler le vendredi soir des semaines à l'avance pour que ça rentre dans la tête de tout le monde
* On était juste en éco-cup, heureusement qu'il y avait celles des années précédentes
* sur le bruit des stands : réfléchir pour trouver des solutions
* la taille de la salle: on risque d'être short l'année prochaine
A revoir
* Le "prix du public" a complètement foiré pour la conv' (un seul vote). S'il est maintenu, il doit être revu: par exemple, proposer les scénarios en accès au public avant la conv' au risque que des joueurs connaissent des scénars qui vont être joué, proposer un "résumé" du scénar que chaque auteur doit rédigé, mais ça serait alors un "prix du meilleur résumé" ou trouver une meilleure idée
Là où j'ai pas eu de retour
* J'ai l'impression qu'environ la moitié des kits "enfants" on été distribué, je sais qu'il étaient pas complet. Qu'en on pensé les parents & les enfants? est ce que les crayons et les ciseaux ont servis? Est ce qu'il aurait fallu prévoir de la colle? est ce que le papier pour le paperwork était suffisamment épais?
Désolé pour le pavé
mar, 26/03/2019 - 22:49
Pour ajouter aux propos de Magus vis à vis des scénars:
Il faudrait rendre obligatoire un synopsis ou résumé, car de mémoire tous
n'en possedaient pas...
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mer, 27/03/2019 - 10:16
Il faut mettre les choses dans leur contexte : les exposants ont pris plus de place que les années précédentes. Black book est l'exemple type du stand grand format, et avec Savoie Retro game, ont en a eu deux comme ça. Je suis presque surpris que ça n'est pas finit en "Cette convention est trop petite pour nous deux..."
Je plussoie Magus pour la salade verte. Il aurait fallut choisir qu'un seul "fournisseur".
Y'avait un choix du public ? Vraiment ? C'est pour ça que les scénars était alignés devant le bureau d'acceuil ? Soit je suis bigleux, soit c'était pas très bien indiqué. Ca pourrait expliquer pourquois le public n'a pas voté en masse. Ca et le fait que ça ressemblait a des sacrés pavés de page, que j'aurait personnellement eu du mal a lire tout en suivant une partie de JDR. Un bon résumé, ce serait vraiment plus engageant pour les gens de passage et plus simple pour des joueurs déjà casés sur des tables.
Et si je peut me permettre de rajouter ma couille maison dans le potage, la table de JDR où j'était samedi après-midi s'est retrouvé juste a côté d'une des enceintes de la désormais traditionnelle animation de la LIR. Juste pour dire qu'une organisations des tables ou du matériel sonore de la LIR serait bien pour que les parties puisse se poursuivre et s'achever dans le confort relatif de la convention. (Surtout que la table était organisé par les membres du TRUC, donc double raison de ne pas laisser ce genre de point au hasard)
Je n'ai pas grand chose a dire de plus, si ce n'est que j'ai apprécier la croziflette, le gateau et que j'ai passé un bon moment en compagnie des gars du TRUC. J'ai aussi eu l'occasion de parler avec un rôliste issus d'un club des hautes-alpes, ce qui est cool. Ah, et que j'ai dû me taper les deux heures de marche qui me séparait de mon doux foyer a pieds. La prochaine fois, j'amène mon vélo.
mer, 27/03/2019 - 13:38
Très belle convention en tout cas.
Globalement d'accord avec ce qui a été écrit.
Sinon, en vrac :
- c'est déjà remonté mais ça ne fait pas de mal de le remettre : penser à cloturer les inscriptions aux parties sur le site de la convention dès le vendredi soir et mettre un message du type désormais les inscriptions se feront directement sur place...
- pour l'installation du vendredi, c'était une première dans cette salle alors on a innové. Plutôt que de dire qu'elle est ouverte de 14h à 23h, il faudrait sans doute donner un rdv vers 18h à tout le monde pour simplifier l'installation et avoir une vraie efficacité de groupe. En plus, on avait pas du tout de retour sur les besoins des partenaires (notamment SRG) en nombre de tables et placement. On a fait avec un plan de salle datant d'il y a 3 ans alors on s'est débrouillé mais forcément ce n'était pas parfait. En plus on avait pas tout les éléments pour nettoyer comme des seau et des éponges. Heureusement qu'on avait pas que des personnes qui n'avaient jamais fait d'installation parce que les subtilités du genre: les chariots vides vont de l'autre côté, le chemin d'évacuation est là et DOIT être respecté, dans le placard à côté de l'entré on met les restes de chaises... seraient passés à la trappe.
- Pour les tables, j'ai à peu près les mêmes chiffres que Magus sauf qu'il me semble qu'on était à 10 tables le samedi NUIT. En tout cas un record c'est certains !
- Pour les logos : attention c'est déjà arrivé, on avait prit le mauvais logo de grimgard et Philippe avait tiqué.
- Pour le concours, je pense qu'il n'est pas du tout indiqué de proposé un prix du public (surtout sans com) toutefois c'était super cool d'avoir les scénarios sur papier, vraiment. Bon j'en suis pour ma pomme par contre, l'un des auteurs m'ayant tenu la patte pendant au moins 1/2 heure pour m'expliquer son scénario sans que je ne comprenne la moitié du début de son idée (soutien au jury !!!). En plus l'auteur en question a eu la bonne idée de demander s'il y avait un prix pour les simples participants comme l'année dernière comme si c'était normal (LOL).
- Pour la tombola, c'est le jeu de ne pas avoir autant de lots d'une année sur l'autre, je pense qu'à chaque début de remise de lots il faudrait le rappeler (en douceur hein) en même temps qu'on remercie les donneurs. De plus on pourrait présenter nos partenaires directement au début (en plus ou pas de dire qui a donné chaque lot) ça serait beaucoup plus clair. Peut-être que ça été fait mais j'ai légèrement loupé le début de la tombola étant mj à ce moment là. Au passage, heureusement que j'ai fini ma table tôt, sinon j'aurai complètement loupé la tombola n'ayant pas été prévenu. S'il y a eu une annonce je ne l'ai pas entendu.
- ce qui pêche plus généralement (comme souvent), il me semble que le vrai truc qui peut être amélioré c'est la communication interne : outre l'installation dont j'ai déjà parlé, vendredi et samedi j'ai demandé quel était le programme du week-end à 2 membres du bureau sans avoir de réponse. Je comprend que le taf a été compartimenté pour simplifier l'orga et soulager le bureau, je suis passé par là et je sais ce que ça représente, ce n'est pas une accusation, seulement un point d'amélioration.
Il me semble que l'on pourrait avoir une plaquette à distribuer aux membres pour avoir le programme, qui est responsable de quoi, les choses à promouvoir pendant l'évènement : tombola, prix du public sur le concours de scénario, danse traditionnelle à telle heure...
D'un côté c'est "familiale/convivial" que les membres ne soient pas franchement identifiés par le public (j'en ai pas mal discuter avec Nath), mais d'un autre côté il faut aussi que les référents soit bien identifiés au moins par les participants à l'organisation. A noter, très bonne idée les oreilles de lapin de Mao qui lui était clairement identifié comme référent parties, ça a beaucoup simplifié les choses de pouvoir dire aux visiteurs (joueurs comme mj) : cherche le lapin pour te renseigner sur les tables 
.
En tout cas d'un point de vue extérieur, pour en avoir discuter autant avec des intervenants qu'avec des visiteurs, ça ne se voit pas trop. Au contraire, certains m'on dit que ça avait l'air TRES organisé, donc ça impacte peu la convention en soit mais ça permettrai de limiter le sentiment brouillon de l'autre côté du miroir. Il faut bien penser que pour le moment c'est cool, ça glisse tout seul (nuances...) ou presque grâce à l'expérience des années précédentes mais le club a tendance à renouveler une bonne partie de ses membres ces derniers temps et c'est peut-être amener à s'accentuer (c'est sain hein, là n'est pas la question) donc il faudra anticiper la proportion croissante de membres qui n'ont jamais participé à la convention avant.
mer, 27/03/2019 - 18:44
petit retour d'un anciens qui vadrouille de convention en convention, et autre festival.
les orgas, avant ici même, et ailleurs, ils portent des t-shirt voyant (rouge, vert, orange pour atoujeu ) quand ils sont orga/bénévoles, et l'enlève pour porté ce qu'ils veulent ( être déguisé ) au autres moment. du coup si quelqu'un cherche des infos sur la conv', n'importe qui peux lui indiquer à qui s'adresser.
un tableau visible de tous, et en grand format, pour affiché les parties, voire numéroté les tables et indique sur la feuille de partie sur quelle table cela sera joué, avec un plan de disposition des lieux pour situé la table dans la salle. PS: à Orc'idées il imprime une fiche A4 par partie, avec le synopsis, le titre du scénars et le jeu , ainsi qu'un tableau d'inscription pour les places/joueurs. la feuille est accroché à coté de la table lorsque la partie est en cours.
très bonne conv' pour ma part, y'avait beaucoup de monde, c'est sympa de revoir des vétérans du club
mar, 02/04/2019 - 20:53
Pour cette convention je retiens le point le plus important: les toilettes n'ont pas été bouchées.
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