Vos retours sur la convention
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lun, 06/04/2015 - 19:52
Salut les gens,
On espère que vous avez bien profité de votre week-end pour jouer et de votre lundi pour dormir !
Maintenant que la conv' est finie, ça nous intéresse d'avoir vos retours pour savoir quoi améliorer l'an prochain. On fera un petit listing et on transmettra ça au prochain bureau, dans le cadre du guide de prise en main de la calamine qu'on est en train de préparer.
Alors, n'hésitez pas à nous dire ci-dessous ce qui a bien marché et mal marché (on ne se vexera pas). Qu'avez-vous pensé de la nouvelle salle, des sandwiches, des animations de la LIR, du stand jeux de plateau de Edge, etc. ?
Côté bureau, on est assez contents du résultat (et les extérieurs nous ont fait d'excellents retours). La nouvelle salle semble très bien fonctionner, quoique beaucoup plus longue à ranger que Pierre Cot. On a fait jouer environ 25 tables sur les deux jours, pas mal pour un week-end de pâques. On a servi 75 parts de tartiflette, et apparemment les gens ont apprécié le format convivial avec les tables en carré et le bureau qui fait le service. Le format à deux stands où on dégage aux membres du CJDRU le plus de temps possible pour jouer a semble-t-il très bien marché. Le partenariat avec le CJSD nous a amené quelque chose comme 6 tables de grenoblois.
On a aussi identifié quelques soucis de fonctionnement, notamment l'inscription des parties qui était un peu bordélique - l'an prochain il faudra notamment veiller à clôturer les inscriptions sur le site de la conv' pendant le week-end. La gestion des parties format papier a aussi posé problème pour l'une des tables du dimanche. Le mieux l'an prochain serait peut-être de poser un ordi portable sur le stand d'accueil et de gérer les inscriptions avec ça.
Voilà, quel est votre avis à vous ? :]
mar, 07/04/2015 - 07:29
+1 pour informatiser le système
Globalement bien voir même très positif pour ma part Edge a fait son taf' et restera une valeure sûre du plateau, la LIR son très sympa et permettent aux deux cotés des rapprochements (CJDRU/LIR) peut-être pousser un peu plus certaines activités avec eux ?
Les grenoblois ont été très appréciés et l'expérience a refaire !
Max Paint est quelqun d'intéressant tout comme son activitée (il y a eu des échanges niveau technique de peinture acrylique et mon dieu ! il sait y faire !) et m'a refilé deux/trois tuyaux fort utiles.
D'un autre coté niveau personnel le format est un peu long et ayant eu de plus un match de hockey lundi soir mes pauvres yeux ne pouvais supporter d'avantage de conserver leurs paupières ouvertes. Un week-end trop rempli pour ma part...
Ah et ma soeur a aussi aimé venir tenir la buvette ainsi que les spectacles de la LIR.
mar, 07/04/2015 - 08:54
Merci Zepierre !
Bilan de l'état des lieux ce matin à 8h : salle nickel. Pour le problème de porte d'entrée cassée, elle marchait effectivement quand on est arrivés et c'est bien nous qui l'avons cassée, mais elle se pète régulièrement et ils la réparent régulièrement donc on nous a donné l'absolution. Aucun problème sur le reste. Merci à tous !
mar, 07/04/2015 - 09:17
Personnellement j'ai trouvé que la salle se prêtait vraiment bien à l'évènement (pratique et fonctionnelle). L'ambiance était là et nous nous sommes tous amusés 
L'espace central est vraiment un excellent moyen d'animer la convention comme l'a fait la L.I.R et je suis certain que d'autres "prestataires" pourront se faire plaisir pour les prochains évènements.
Un gros plus aussi pour la possibilité de se garer à l'arrière de la salle, mais peut être indiqué via des petits panneaux l'entrée de celui-ci pour l'année prochaine ?
Bref, que du bonheur puisque j'y ai fait ma meilleure expérience de jeu de rôle (merci Vrasel, à ses joueurs et à la double table !)
Félicitations aux bureaux pour nous avoir dégoté cette belle salle et avoir organisé cette chouette convention 
mar, 07/04/2015 - 10:41
Points positifs
Expérience globalement positive. C'est une bonne chose que l'état des lieux se soit bien passé, ça permettra à l'asso de négocier plus facilement avec la mairie (et non plus le service des sports) en prouvant qu'on n'est pas des jeunes hooligans qui foutent le bordel.
Mettre une affiche à Pierre Cot était une très bonne initiative, je remercie celui ou celle qui a eu cette idée.
La cuisine, avec ses frigos, l'eau courante et une évacuation sans bassine est un avantage de poids par rapport à Pierre Cot qui nous permet d'être conformes aux normes sanitaires. Avoir un lave-vaisselle est bien pratique aussi.
Quel plaisir de profiter de toilettes propres dont la porte ferme, qui disposent de savon et de sèche-mains !
EDGE qui vient avec sa bannière, c'est classe, et à refaire. C'est important de bien montrer nos partenaires et pouvoir les identifier facilement.
Points négatifs
Y'a des points organisationnels qui n'étaient pas carrés: prix des cases de tombola, bière rousse indiquée mais absente, etc
Et la bannière du club dans tout ça ?
En ce qui concerne le programme de la convention, je sais que c'est pas évident d'organiser ça sur le WE de pâques mais on s'est retrouvés avec énormément de parties prévues le samedi qui ont dû être annulées et sensiblement moins le dimanche
Malgré le planning indiquant 2 personnes, certains ont connu de grands moments de solitude. Dédicace spéciale à Lilac qui a tenu l'accueil en quasi solo samedi après-midi.
Personnellement, j'ai trouvé l'environnement un peu bruyant sur les tables de jdr: quand on est coincé entre deux autres tables, le brouhaha des tables d'à côté n'aide pas.
Autres
+1 sur la remarque pour les panneaux pour mieux indiquer d'une part la convention et d'autre part le parking
+1 sur la remarque par rapport à l'informatisation, d'autant plus que la salle dispose d'une toile pour projeter en live les infos des tables de jeu
Des porte-badges pour distinguer facilement les bénévoles et MJ des visiteurs seraient les bienvenus. C'est pas cher et réutilisable d'une année sur l'autre, sauf perte/casse.
Tanuki est ok pour débarquer avec des MJ pour un événement de type "WE JDR portes fermées", ça peut aider à renforcer nos liens avec le tissu rôliste grenoblois.
mar, 07/04/2015 - 12:24
Je ne vais pas trop répéter ce qui a été dit, mais la salle est bien plus sympa que Pierre Cot au niveau ambiance. À voir si, quand ce ne sera pas Pâques, elle restera aussi agréable s'il y a plus de monde (le centre sera probablement occupé par des tables la prochaine fois).
Pour ma part, je n'ai pu venir que le samedi jusqu'à la tartiflette. Le seul hic que j'ai trouvé, c'était le grand nombre de parties proposées le samedi après-midi par rapport au peu de joueurs, ce qui fait que de nombreuses tables ont dû fermer.
L'autre hic, c'était le manque de communication de la convention sur certains réseaux de diffusion rôlistes importants (Le Fix, les magazines, le forum Casus...). Il faudra qu'on y pense l'an prochain...
mar, 07/04/2015 - 12:47
Personnellement j'ai trouvé tous les avantages de la convention précédente avec un confort additionnel lié à la salle.
- Les locaux neufs, on a pas l'impression d'être parqués dans un hangar réfrigérant (beaucoup des intervenants m'en ont parlé, ils ont vraiment apprécié)
- Parking accessible, grand et avec des places libres.
- Salle chauffée, ni trop grande, ni trop petite.
- Les toilettes chauffés (ça fait qd mm une bonne différence) et pas vieillissant, des sèches mains, etc. Bref de VRAIS toilettes.
- La salle du GN a eu l'air de leur convenir et elle n'était pas trop à l'écart, ça nous a permis de les croiser souvent, c'était sympa.
- Des paravents entre chaque table, très appréciable.
- La tartiflette toujours aussi bonne.
- Les parties nombreuses et très qualitatives.
- Les lots de la tombola nombreux et plutôt cool.
Le seul point négatif que j'ai vu, mais là je pense qu'on se serait fait avoir de toute façon : la baisse inexpliquée de consommation des sandwichs. Même en réduisant la commande par anticipation du week end de Paques il semblerait que très peu de gens aient consommé. Ca c'est peut être le seul vrai truc dommage. Christelle a émis la possibilité que le Carrefour City a pu nous faire de la concurrence, mais je crois que la politique des sandwichs est à revoir de toute façon. Le presta voyant le problème a fait une proposition sympa : il propose de faire des séries de 50 et de le contacter dans le week end pour refaire de nouvelles fournées si besoin (en prévoyant quelques heures d'avance).
Nasher je trouve que tu chipottes sur les points négatifs. Tu les cherches vraiment loin. Bon ... quelque part c'est rassurant ça veut dire que c'était plutôt qualitatif
Je te réponds rapidement pour certains points dans la mesure où j'ai des infos à ce sujet.
- Le prix des cases de tombola a été indiqué sur la feuilleet la bière rousse était barré sur la feuille du bar dès l'ouverture de la conv. Là du coup je vois pas trop le soucis auquel tu fais référence.
- La bannière a été cherchée et non trouvée à ma connaissance, on a contacté plusieurs personnes mais n'ayant pas été utilisée depuis l'an passé il y a des chances qu'elle soit chez l'un des anciens membres du bureau. Sur ce point c'est ma faute, je pensais qu'on l'avait chez nous et je m'en suis aperçu trop tard pour pouvoir encore appeler Lyanna ou Anthras, Mea Maxima Culpa. Après y avait pas de stand du club, les gens nous connaissent, était-elle vraiment nécessaire ? Je doute qu'il s'agisse d'un élément central de la convention.
- Les annulations de parties ne sont pas dues au week end de Paques, c'est un classique de la convention. De mon expérience perso on a toujours annulé quelques parties et ouvert d'autres à l'arrache. Par contre j'ai noté beaucoup plus de parties proposées que les années précédentes sur le site et nettement plus d'inscriptions en ligne aussi (plus de deux fois le ratio habituel), ça fait plaisir
- Faut-il vraiment lever l'évidence récurrente du manque de sérieux derrière les postes au nom près ? On peut en faire pleurer plus d'un sans aucun soucis, mais est-ce bien nécessaire ? Personnellement je relèverai plutôt que comme d'habitude on a eu beaucoup de volontaires non prévus pour aider partout : à l'accueil, à l'installation, au rangement et au nettoyage (qui à mon sens sont bien plus appréciables sur ces corvées vraiment chiantes quand tout le monde est fatigué et a envie de rentrer chez soi), je pense en particulier à Lilac, à Skeletto, à Indy, à Anatt, à Edwin et j'en oublie ...
- Niveau bruit on était nettement mieux lotti qu'à Pierre Cott où ça résonnait à mort. Le rôliste reste un personnage bruyant mais là au moins on était capable de s'entendre. Je ne me souviens pas avoir du hurler pour masteriser et me faire entendre même de nuit alors qu'on était au centre de la pièce et très exposé aux autres tables.
Pour finir merci à Lilac, à Dal, à Hécate, à Binch d'avoir réussi à monter une convention très sympathique dans un contexte où vous vous en êtes régulièrement pris plein la gueule. Il est clair que l'année n'était pas partie dans les meilleures conditions mais personnellement j'ai passé un agréable moment grâce à vous.
L'une des raisons qui me tienne à l'écart du club c'est que j'ai pu assister à quelques craquages de nerfs depuis des mois en privé à chaque troll qui tombait, j'ai entendu des paroles de jugement totalement gratuites exprimées par pur méchanceté et j'ai vu les effets du stress et de la charge de travail des bonnes volontés face au mépris. Je pense qu'il est important que chacun sache que derrière le bureau il y a des personnes qui ont pris à coeur chaque message cynique, haineux et qu'elles sont restées jusqu'au bout malgré toutes les critiques.
Dimanche soir j'ai vu des larmes de soulagement face à une pression qui n'aurait pas du exister.
On peut ne pas être d'accord avec eux mais je pense qu'on peut saluer le travail accompli. C'est pourquoi je le redis : les efforts qui ont été fait ont payé, vous avez fait un super travail. Il y aura toujours des choses moins bien que d'autres et tout est toujours améliorable mais d'après moi vous avez le mérite d'avoir organisé la convention dans les pires conditions de politique interne qu'on ai vu depuis longtemps et d'avoir réussi.
Bravo à vous !
mar, 07/04/2015 - 13:31
Congratulation!!!!!!!
(+1 vrasel)
petites choses à voir pour l'année prochaine, sans faire trop de redites:
- l'orga des parties à mieux formaliser, et notamment il faudrait soit se tenir au planning des heures de début, soit mieux communiquer pour dire que les heures indiquées ne sont qu'à titre très indicatif. j'ai vu des gens, mjs comme joueurs se pointer le dimanche matin à 9h30 et attendre une partie sensée commencer à 10h et ne pas être lancée avant 13h...
- pour les murder et mini gn, on aurait peut-être dû faire un peu plus de comm en parallèle du 5ème éléphant. j'ai l'impression qu'ils ont surtout joués entre eux, pas que ça me dérange, c'est toujours cool de les avoirs à la conv. d'autant que si je ne m'abuse leur salle était nikel, mais c'est un peu dommage pour le public. Plus de mixité et de brassage de joueurs c'est toujours bien.
- autre point positif de la salle, il y a des prises électrique partout, c'est bien pratique.
- il faudra voir pour un micro pour les annonces, ca serait plus simple et Dal pourra préserver sa voix
- on pourrait trouver un petit signe distinctif genre brassard ou bonnet, casquette, couvre-chef divers... pour les gens du club (pas forcément des portes-badges, c'est pas très fun), qu'on soit visible, ça aiderai à l'orga et à mettre en valeur le club. Les t-shirt ca ne marche pas bien, des gens extérieurs au club en ont aussi (t-shirt 20 ans), les personnes déguisés ne peuvent pas les mettre, et au final peu de membres en ont mis (pour différentes raisons)...
- avoir un membre dédié à la prise de photos sur tout le week-end me semble utile, à voir pour l'avenir
J'oublie peut-être quelques détails, mais en tous cas, comme d'habitude, beaucoup beaucoup de bonne volonté, de la convivialité toujours, du JDR en pagaille, de bons moments, de la fatigue et des couaks (innévitables), la convention reste la convention et c'est cool, merci à tous pour ce week-end.
mar, 07/04/2015 - 14:06
Merci à vous :')
Quelques réponses :
Des porte-badges pour distinguer facilement les bénévoles et MJ des visiteurs seraient les bienvenus. C'est pas cher et réutilisable d'une année sur l'autre, sauf perte/casse.
on pourrait trouver un petit signe distinctif genre brassard ou bonnet, casquette, couvre-chef divers... pour les gens du club (pas forcément des portes-badges, c'est pas très fun), qu'on soit visible, ça aiderai à l'orga et à mettre en valeur le club.
Je trouve l'idée sympa. Il faudrait réfléchir du coup à une solution un peu fun. Les porte-badges ne sont pas idiots, ça permettrait en plus d'afficher le nom des gens pour faciliter la communication. Mais c'est vrai que ce n'est pas hyper rôlistique.
En ce qui concerne le programme de la convention, je sais que c'est pas évident d'organiser ça sur le WE de pâques mais on s'est retrouvés avec énormément de parties prévues le samedi qui ont dû être annulées et sensiblement moins le dimanche
Le seul hic que j'ai trouvé, c'était le grand nombre de parties proposées le samedi après-midi par rapport au peu de joueurs, ce qui fait que de nombreuses tables ont dû fermer.
Ca pour le coup, comme ce sont les MJs qui décident quand proposer leurs parties, c'est compliqué de réguler le déséquilibre. On a essayé de limiter la casse en fermant en priorité les tables du CJDRU mais ce n'est clairement pas une solution très satisfaisante. Si quelqu'un a mieux, on prend.
Malgré le planning indiquant 2 personnes, certains ont connu de grands moments de solitude. Dédicace spéciale à Lilac qui a tenu l'accueil en quasi solo samedi après-midi.
Faut-il vraiment lever l'évidence récurrente du manque de sérieux derrière les postes au nom près ? On peut en faire pleurer plus d'un sans aucun soucis, mais est-ce bien nécessaire ?
De ce côté-là, les membres n'ont rien à se reprocher. C'est ce qu'on avait annoncé : on a dégagé les membres le plus possibles pour qu'ils puissent jouer, quitte à ce que les membres du bureau tiennent les stands tout seuls. On avait prévu des plannings par sécurité, mais quand il s'est avéré sur place qu'il n'y avait pas besoin de bloquer les membres sur un créneau, notamment sur le stand d'accueil où il y avait peu de besoins, on a libéré les membres pour leur permettre de profiter de la conv'. C'était le cas notamment sur le samedi après-midi.
Ce n'est sûrement pas moi qui ai le plus tenu les stands mais personnellement j'ai trouvé ce format assez satisfaisant. Plus en tout cas que l'usine à gaz de pierre cot où on bloquait 10 bénévoles en même temps sur 5 stands, pour au final un gros bordel sur l'organisation et une efficacité moindre. Un membre du bureau à l'accueil, un membre du bureau et un non-bureau à la buvette, ça tournait à la perfection.
avoir un membre dédié à la prise de photos sur tout le week-end me semble utile, à voir pour l'avenir
C'est une très bonne remarque, vous êtes quelques-uns à nous l'avoir faite. Ce serait utile pour l'an prochain d'avoir quelques photos pour la comm. On va récupérer celles de Gally, qui en a pris quelques-unes, mais ce serait bien de faire ça plus proprement.
Un gros plus aussi pour la possibilité de se garer à l'arrière de la salle, mais peut être indiqué via des petits panneaux l'entrée de celui-ci pour l'année prochaine ?
+1 sur la remarque pour les panneaux pour mieux indiquer d'une part la convention et d'autre part le parking
Yes, il faudra y penser l'an prochain. On a clairement sous-estimé le besoin d'indication sur ce coup-là : on pensait que ce serait facile à trouver, mais quelques personnes ont eu du mal. Au minimum un panneau sur l'accès piéton et un panneau à l'entrée du parking, ça semble indispensable. Merci Skeletto de nous avoir improvisé un super panneau en carton 
pour les murder et mini gn, on aurait peut-être dû faire un peu plus de comm en parallèle du 5ème éléphant. j'ai l'impression qu'ils ont surtout joués entre eux, pas que ça me dérange, c'est toujours cool de les avoirs à la conv. d'autant que si je ne m'abuse leur salle était nikel, mais c'est un peu dommage pour le public. Plus de mixité et de brassage de joueurs c'est toujours bien.
C'est vrai que l'inscription en amont a fait que les places étaient globalement prises le jour de la conv', et surtout par des gens proches du 5ème. Je ne sais pas si c'est un système à changer, puisque ça paraît compliqué d'avoir une murder le jour même sans avoir prévu les joueurs. Par contre éventuellement repenser un peu le site de la convention, avec une meilleure redirection sur la partie murder/GN, ce serait une idée.
Même s'ils ont surtout joué entre eux, ils sont cools, ça fait un petit évènement sympa en plus, la salle n'est pas à l'écart donc ça brasse quand même un peu, et on a mangé de la tartiflette tous ensemble. Je pense que c'est un truc à garder absolument, ne serait-ce que pour maintenir la cohésion du paysage ludique chambérien. Ce sera aussi à nous de brasser un peu en nous inscrivant sur leurs évènements ^_^
Personnellement, j'ai trouvé l'environnement un peu bruyant sur les tables de jdr: quand on est coincé entre deux autres tables, le brouhaha des tables d'à côté n'aide pas.
Ah ? Personnellement j'ai trouvé que ça marchait mieux qu'à Pierre Cot, et que ça résonnait moins. Surtout avec les paravents. Par contre j'ai vu une table qui a changé de place pour se mettre un peu plus à l'écart à cause du bruit. Il y en a d'autres qui ont eu ce problème ?
Vue la taille de la salle, il va falloir s'y faire, mais on pourra par contre mieux répartir les tables l'an prochain. Cette année on avait vraiment voulu dégager l'espace central pour la LIR et la tartiflette, mais il y aura peut-être moyen d'optimiser ça.
il faudra voir pour un micro pour les annonces, ca serait plus simple et Dal pourra préserver sa voix
La ville ne prête pas de système de sonorisation, et il n'y en a pas dans la salle. Du coup je ne vois pas de solution évidente.
Merci à Emeric le gentil magicien d'avoir fait les annonces samedi midi, je crois que j'ai vu le sonomètre hausser un sourcil
L'autre hic, c'était le manque de communication de la convention sur certains réseaux de diffusion rôlistes importants (Le Fix, les magazines, le forum Casus...). Il faudra qu'on y pense l'an prochain...
On a essayé de faire un truc exhaustif mais on a certainement raté des choses. En fait ce qu'on va faire, c'est qu'on va boucler le guide de prise en mains de la calamine, sur lequel il y a ce genre d'infos importantes avec la liste des instances auprès desquelles communiquer, et on va vous soumettre les trucs pour voir si vous avez des choses à rajouter. Ca devrait permettre au prochain bureau d'avoir une liste à peu près à jour.
Personnellement je relèverai plutôt que comme d'habitude on a eu beaucoup de volontaires non prévus pour aider partout
Grave, merci à tous :]
mar, 07/04/2015 - 14:12
avoir un membre dédié à la prise de photos sur tout le week-end me semble utile, à voir pour l'avenir
C'est une très bonne remarque, vous êtes quelques-uns à nous l'avoir faite. Ce serait utile pour l'an prochain d'avoir quelques photos pour la comm. On va récupérer celles de Gally, qui en a pris quelques-unes, mais ce serait bien de faire ça plus proprement.
Il y a aussi des gens qui n'aiment pas être pris en photos et se retrouver partout sur le net. Ça serait cool de le prévoir aussi et de trouver un moyen de gérer ça ^_^
mer, 08/04/2015 - 16:48
J'en profite pour poser la question puisque Saladdin a soulevé le point :
Gally nous a partagé les photos qu'il a prise ici : https://docs.google.com/folderview?id=0B_Ye2zXDOUWNcTJ5REZuUnk0N1U&usp=g...
Sauf exception et dans la mesure où la plupart ont été prise dans un cadre public je pensais les mettre tel que mais si certains d'entre vous souhaitent être floutés pour rester anonymes dites le moi par mail/MP/autre.
J'ajouterai les photos sans doute d'ici ce samedi.
jeu, 09/04/2015 - 12:45
Après y avait pas de stand du club, les gens nous connaissent, était-elle vraiment nécessaire ? Je doute qu'il s'agisse d'un élément central de la convention.
Je vais relayer les propos de Jess, qui a été bénévole sur la buvette pendant les deux jours et qui n'a pas de compte ici: Faut-il forcément partir du principe que les gens connaissent le club ? Jess a eu des personnes présentes à la convention qu'elle a ensuite revues sur son lieu de travail (pour rappel, piscine + patinoire de buisson rond) et qui lui ont demandé des infos par rapport au club.
Si de telles questions émergent, c'est qu'il y a carence d'info. Or, la convention est un événement public, pas ouvert uniquement aux membres CJDRU, 5ème Eléphant et CJSD, donc un stand CJDRU est d'autant moins superflu que nous n'avons que peu d'occasions de faire de la publicité pour le club. En effet, en dehors de L'Antre et de Grim, y'a pas beaucoup de publicité qui pourrait nous amener de nouveaux membres (joueurs & mj confondus), nous devrions donc nous saisir de cette opportunité.
jeu, 09/04/2015 - 12:54
Je me souviens avoir dit quand jetais a laccueil aux visiteurs qui arrivaient qu'ils pouvaient me poser des questions, mais je n'en ai pas eu. L'accueil étant rarement surchargée, je pense que la solution est d'y ajouter des visuels parlant du club pour inciter les gens à demander des détails au membre qui tient l'accueil ou pour choper les informations en faisant les timides
jeu, 09/04/2015 - 13:39
Si de telles questions émergent, c'est qu'il y a carence d'info. Or, la convention est un événement public, pas ouvert uniquement aux membres CJDRU, 5ème Eléphant et CJSD, donc un stand CJDRU est d'autant moins superflu que nous n'avons que peu d'occasions de faire de la publicité pour le club. En effet, en dehors de L'Antre et de Grim, y'a pas beaucoup de publicité qui pourrait nous amener de nouveaux membres (joueurs & mj confondus), nous devrions donc nous saisir de cette opportunité.
Evènement "public" qui accueille 95% de visiteurs qui connaissent parfaitement le CJDRU tout de même. Mais tu as quand même raison sur le principe.
On était partis de l'idée que les dix pelés qui voulaient en savoir plus demanderaient au moment où on les accueillait, mais apparemment pas du tout. Puisque ça ne marche visiblement pas, tu as raison sur le fait qu'il faut donner plus d'infos et plus de visibilité au CJDRU.
+1 pour Lilac. Ca n'a probablement pas d'intérêt de faire un "stand CJDRU" comme on l'a fait dans le passé, puisqu'il reste systématiquement désert tout le week-end. La bonne solution serait donc effectivement de mettre plus d'infos concernant le CJDRU sur le stand d'accueil / inscriptions JDR, et des infos visuelles qui n'impliquent pas que les gens demandent.
Il n'y a sûrement pas besoin de grand-chose : la bannière CJDRU si le prochain bureau arrive à la récupérer, et des flyers qui présentent le club en une page (qui/quoi/où/comment), ce sera sans doute largement assez. Les gens ne s'attardent pas à ce niveau de toute façon, et il ne faut pas les étouffer sous les informations, c'est plus dissuasif qu'autre chose. Il y aura de toute façon la personne qui tient le stand s'ils veulent plus d'infos.
jeu, 09/04/2015 - 13:49
J'ai pas pu passer à la conv mais je confirme qu'un stand cjdru sert à rien. Réunir les 3 fonctions "accueil + cjdru + inscriptions JDR" en un seul stand c'est ce qu'on fait depuis 2 ou 3 ans je crois et ça marche très bien comme ça.
ven, 10/04/2015 - 12:50
Je partage ton point de vue, Magus. Néanmoins, l'expérience de cette année prouve que si on n'identifie pas visuellement le club, les gens ne posent pas de question par rapport au club.
ven, 10/04/2015 - 12:54
C'est cool, du coup notre proposition est a garder en tête pour la suivante. Laissons le temps à tout le monde de faire le bilan et de faire remonter d'autres remarques.
sam, 11/04/2015 - 19:25
Tout d'abord je voudrais dire que pour moi la conv' c'est super bien passée et à rempli complètement ses objectifs qui sont de faire parler du cjdru, de proposer un évènement sympa (aux membres et à des extérieurs) et à faire du jdr. On a vu tout type de public, aussi bien des vieux briscards du jdr que des ados avec leur papa. Après j'ai noté plusieurs point à améliorer (mais c'est plutôt des détails). J'essaye de faire dans un ordre pseudo - chronologique, et je m'excuse d'avance pour la longueur de ce pavé.
- l'affiche qu'a fait Kévin est superbe ( et c'est la classe d'avoir une affiche d'un niveau pro pour une conv' "familliale") et si elle claque sur la porte d'une boulangerie ou dans un magasin de jeu de société, sur les panneaux d'affichage de la mairie, de loin ben elle était pas visible. Je ne saurais pas dire si c'était un manque de contraste ou un colo trop pastel ou un texte trop petit. J'ai juste constaté qu'on était moins visible sur le technolac que les affiches dégeux pour les soirées STAPS (vous savez le genre d'affiche en monochrome sur papier couleur avec une fille en bikini) et que dans chambéry, il y avait des affiches polychrome avec du rouge et de bleu clair qui étaient beaucoup plus visible (http://teamchambe.fr/wp-content/uploads/2015/03/afficheTour.jpg). Après on a pas eu trop de chance, entre les élections et les appels à la grève, nos affiches sont pas restés très longtemps.
- Il aurait fallu faire un affichage extérieur plastifié ( l'affiche posé par skeletto était super, mais elle n'aurait pas tenue s'il y avait eu de la pluie). J'ai bien aimé les affichettes du bar plastifiées, ça faisait "pro".J'ai aussi bien aimé le thé oolong ( et il a été réclamé par plein de monde)
- J'aurais bien aimé avoir des croissants le samedi matin ( j'aurais été prêt à les payer). Je sais pas si c'est pareil pour d'autres personnes....
- J'ai été surpris (en bien, des fois ça arrive ) par l'efficacité "collective" qu'on a eu pour l'installation de la salle. ça a été un peu plus dur pour le rangement mais c'est normal.
- Je rejoins ce qui a déjà été dit il y a surement moyen d'améliorer l'organisation des parties après tout c'est quand même relativement bien passé (je sais pas si l'informatisation est nécessaire, il y a moyen de faire mieux même avec du papier). Sur ce qu'à dit Saladin , il faut le modérer par le fait que de nombreuse parties annulées le samedi on été proposée avec succès le dimanche (mais c'est vrai que sur le coup ça m'avait un peu déçu). Il aurait peu être été possible de l'anticiper (ne pas proposer plus de 10 tables le samedi après-midi?). Après j'ai conscience que ce n'est pas facile de prévoir ce genre de chose.
- La tartiflette c'était sympa ( après dans le futur on peut faire évoluer la recette... mais moi j'ai bien aimé), et c'était vraiment bien de se retrouver tous autour d'une grande table.
- Pour la buvette, il faut être plus que 2 aux heures d'affluence (il n'y a pas eu de problème car des volontaires sont venus en renfort.. mais pour la prochaine fois ça pourrait être prévu )
- Est-ce que vous avez aimé les sandwichs? (j'ai trouvé le pain pas cuit.... je sais pas si c'est partagé ou si j'ai mauvais goût)
- J'ai trouvé dommage que le concours de scénar n'est pas été mieux doté (surtout quand on voit les lots de la tombola), et qu'il est été très vite expédié.
- Est ce que le gars de EDGE a fait un retour ( j'ai eu l'impression que son stand était un peu vide par moment )? MaxPaint m'a dit qu'il était très content et qu'il a apprécié la nouvelle salle.
dim, 12/04/2015 - 06:09
bonjour,
peut on avoir quelques chiffres ?
de la fréquentation
du nombre de membres du cjdru présents
du résultat financier (pas au centime prêt, mais plus ou moins combien )
merci
dim, 12/04/2015 - 18:25
Bonjour également Chris,
Merci de ton intérêt ; c'est gentil à toi de t'impliquer dans la convention.
Pour la fréquentation, aucun compte n'a été tenu, cette année pas plus que les précédentes. Cela dit, on a vendu 75 parts de tartiflette, et la majorité des gens (visiteurs et cjdru) en ont pris. On a fait jouer une bonne dizaine de tables le samedi après-midi. Je pense qu'on peut estimer la fréquentation à environ 100-120 visiteurs uniques sur le week-end.
Pour les membres du CJDRU présents (je compte les membres actifs, pas les satellites ou les anciens), en se basant sur les ventes de tartiflette et les inscrits aux tables de JDR, on peut dire environ 25 personnes.
Dans les deux cas, pour un week-end de Pâques où pas mal de monde était en famille, je pense qu'on peut dire que c'est plutôt honnête.
Pour le résultat financier, une fois déduits les investissements et ce qui sera écoulé à la calamine au cours des semaines à venir, on est à environ 400 euros de déficit. Sur le total, il y a deux postes importants où on est déficitaires. Il y a environ 200 euros de déficit normal sur la tartiflette puisque le club prend une partie du prix à sa charge - de ce côté, c'était déjà le cas l'an dernier, c'était prévu et c'est absorbé sans problème par les autres rentrées d'argent comme la tombola.
Par contre, comme Vrasel l'a mentionné, le vrai problème vient des sandwiches, dont on a vendu à peine le tiers (654 euros d'achats pour 320 euros de vente, soit 334 euros de déficit). Dans la mesure où on a basé la commande sur celle de l'an dernier, c'est assez inexplicable... Heureusement, vu le nouvel arrangement avec la prestataire (qui ajustera le nombre de livraisons au fil de l'eau l'an prochain), le problème ne devrait plus se reproduire.
dim, 12/04/2015 - 19:14
Dans la mesure où on a basé la commande sur celle de l'an dernier, c'est assez inexplicable...
Vous en avez commandé autant que l'année dernière ?
dim, 12/04/2015 - 20:57
Nous nous sommes basés sur les ventes de l'an dernier (en tenant compte de l'augmentation de l'offre tartiflette), avec prudence car on se doutait qu'il y aurait un peu moins de public avec Pâques. Donc nous en avons commandé moins que l'an dernier encore.
Soit 250 sandwiches commandés. Et 159 invendus O_o
A 4€ le sandwich, le prix de vente n'est à priori pas le facteur pur et dur (même prix que l'an dernier, ce qui est bien moins cher que dans les sandwicheries/boulangeries).
Il semblerait que cette année, qu'il y ait eu un changement de mode de consommation (les gens ont mangé chez eux avant/après, Carrefour City et boulangerie à proximité, etc = facteurs).
D'une façon générale, de mes impressions en comparaison des deux années précédentes où j'ai pas mal tenu la buvette, j'ai trouvé les gens plus économes sur la buvette (barres chocolatées, etc), malgré des prix constants des articles proposés aux conventions.
En trois ans, les prévisions sandwiches sont toujours trop élevées malgré des commandes toujours réajustées, est-ce révélateur d'une tendance générale des consommateurs rôlistiques ?
dim, 12/04/2015 - 21:17
Personnellement, je suis en général consommateur de plusieurs sandwiches, mais je ne les ai pas trouvés géniaux, en toute honnêteté... Je n'en ai acheté qu'un cette année. Mais c'est un avis tout personnel.
dim, 12/04/2015 - 21:21
C'est important de voir pourquoi il y a eu une erreur (plus grosse que d'habitude parce que oui les autres années souvent on en a trop commandé aussi), pour l'année prochaine. Saladdin n'est pas le seul à critiquer la qualité des sandwichs, Indy l'a dit aussi. Si c'est juste que les sandwichs sont pas bons dans ce cas suffit de changer de partenaire l'année prochaine. Si les rolistes ont décidés de plus manger de sandwichs bah suffit de prendre moins.
lun, 13/04/2015 - 17:43
On a fait jouer une bonne dizaine de tables le samedi après-midi.
Plus un nombre approchant le samedi soir et je dirai 6 le dimanche, enfin de l'avis général, plus que les autres années en terme de jdr pur et bien plus que sur la plupart des conventions en France, dixit notre visiteur du GROG (pas Tanuki hein).
Malgré une fréquentation légèrement en baisse, on peut observer un nombre de parties plus important et globalement un peu plus répartit sur le week-end, donc l'objectif de remise du jdr au centre de l'évènement est carrément atteint. De plus, on a eu quelques non-rollistes qui se sont retrouvés sur nos tables, et quelques anciens rollistes ne pratiquant plus depuis longtemps qui ont retrouvés goût au jdr. Malgré tous les soucis liés à la date et à la nouvelle salle (ou autres), c'est très bien je pense.
Pour ce qui est des sandwichs, il me semble qu'on pourrait peut-être éviter les pertes en n'en proposant plus du tout provenant de boulangerie. Pour en avoir discuter avec des gens qui font beaucoup de conventions, la plupart des conventions de notre taille (grosso modo) fonctionnent sur un format de repas sur réservation ou des choses simples à forte valeur ajoutée faîtes sur place à la portion comme des frites et hot-dog, ou crèpes, diots... étant donné que la salle dispose maintenant d'une vraie cuisine, on peut envisager de cuisiner nous même plus facilement qu'à Pierre Cot.
lun, 13/04/2015 - 14:34
Pour ce qui est des sandwichs, il me semble qu'on pourrait peut-être éviter les pertes en n'en proposant plus du tout provenant de boulangerie. Pour en avoir discuter avec des gens qui font beaucoup de conventions, la plupart des conventions de notre taille (grosso modo) fonctionnent sur un format de repas sur réservation ou des choses simples à forte valeur ajoutée faîtes sur place à la portion comme des frites et hot-dog, ou crèpes, diots... étant donné que la salle dispose maintenant d'une vraie cuisine, on peut envisager de cuisiner nous même plus facilement qu'à Pierre Cot.
Il y a de moins en moins de boulangeries ouvertes au partenariat, cela restreint le nombre et donc éventuellement la qualité proposée malheureusement.
Nous avons essayé un nouveau partenaire (l'ancien ayant fermé), cela n'a pas fait l'unanimité d'après vos retours (donc à prendre en compte pour les futures conventions).
Pour les réservations de repas, ayant 2 ans de recul sur la tartiflette, un certain nombre de personnes (plutôt proche de l'asso ou de son entourage) réserve, les extérieurs bien moins.
Ce qui laisserait des extérieurs potentiellement sur le carreau, ou faire une prévision (aléatoire, on voit bien cette année l'aléatoire).
D'autant qu'un plat chaud coûtant plus cher qu'un sandwich, tout le monde ne veut/peut pas se le permettre.
Pour l'idée des hot-dogs, crêpes, frites, diots, etc. L'idée est bonne je trouve, mais il faudrait un bénévole en permanence au moment des rush rien que pour le poste cuisine, en plus des 2 à la buvette (sachant qu'il semblerait qu'un 3ème à la buvette ne serait pas de trop au final d'après vos retours).
A noter, que ce bénévole (en admettant que le futur bureau soit intéressé par ce format "cuisine") devrait être très rigoureux au niveau de l'hygiène, en se lavant les mains après chaque hot-dog, etc. Et pas se rinçer vite-fait ou savonner que le bout des doigts... Au risque sinon de provoquer des intoxications alimentaires au sein de la convention.
Non ce n'est pas de la parano ou de la maniaquerie.
En effet, vous vous souvenez des affaires multiples affaires de steack hachés contaminés, etc ? On a retrouvé la bactérie Eschirichia Coli dans la majorité des cas (en plus d'autres copines), une entéro-bactérie principalement manuportée (bref une bactérie qui se dépose sur les mains quand on va aux WC et qu'on garde joyeusement avec soi quand on ne lave pas les mains ou qu'on se les lave mal)...
Ce n'est pas irréalisable, mais il faudrait être très prudent et rigoureux sur les précautions standards d'hygiène.
Dans le choix de ces formules maison, il ne faudra pas oublier les personnes ne mangeant pas de viande/porc, en offrant si possible au moins deux alternatives "végé/sans viande/porc" parce que c'est pas marrant de manger tout un WE le même plat/sandwich...
Après personnellement hot-dog et frites je vote pour ^_^
lun, 13/04/2015 - 17:38
Ok pour les repas à réserver, ca ne peut pas satisfaire tout le monde. Mais c'est pas un resto ou une sandwicherie qu'on tient, c'est une convention, on ne peux pas plaire à tous, seulement au plus grand nombre... Pas mal de personne cette année sont de toute façon venues avec leurs propres sandwichs maison. Et puis au vu de la vente de sandwichs diminuant chaque année et du succès de la tartiflette, au final je pense qu'on en reviens juste à ne plus devoir balancer de l'argent dans le vent pour fournir un service qui ne convient plus.
Pour les sandwichs, ok pour l'hygiène, mais ça se fait (surtout dans une vraie cuisine), y a qu'à demander à une sandwicherie quels sont les standards d'hygiène qu'ils appliquent, pas la peine de faire peur avec les bactéries méchantes, ça ne peux pas être pire qu'il y a un ou deux ans avec nos sandwichs archis pas frais le dimanche qui avaient rendu malade certaines personne qui ont eu la bonté de ne pas porter plainte. Mobiliser un ou deux membre deux fois dans le week-end? on a déjà fait, c'est chiant mais faisable aussi. Porc ou pas? c'est pas super compliqué. même si je pense que c'est juste une question de gentillesse de notre part parce que si on commence à rentrer dans les régimes spéciaux on est pas sorti de l'auberge... on a des végétariens, des végétaliens, des musulmans, des juifs, des allergiques, des casses-c***, des carnivores......... on en fini pas.
Le principal c'est le jdr et ne pas perdre d'argent si possible, le reste encore une fois c'est du détail, c'est que du bonus, si on ne peut pas se permettre de le faire, ne le faisons pas. Et si on peut sans que ça soit trop chiant, trop cher, trop dangereux, tant mieux mais c'est pas vraiment le sujet.
lun, 13/04/2015 - 18:16
Je dis pas qu'il faut pas le faire, je dis juste qu'il faut être réglo.
Mais oui, les sandwiches ne font plus recette (c'est le cas de le dire), il est peut-être temps de changer la formule.
lun, 13/04/2015 - 19:06
JB nous donne son avis sur la commande de sandwiches :
pour les sandwich, il y a eu de mon point de vue, une erreur de calcul. parce qu'en commander 250 c'est a peu près la commande qu'on faisait si je me souviens bien, enfin je crois qu'on était plus proche des 300 320 (cela est a confirmer). à l'époque, et il y avait des pertes (qu'on pouvait redonner à la cantine savoyardre) et on avait pas de tartiflette et il y avait du monde le samedi matin parce que figurine
donc si tu enlève, les tartiflettes (75 commandes ( c'est super cela dit en passant), le week end de paque et le fait que qu'l y a moins de membre à l'association, je pense qu'on peut clairement prevoir 100 - 150 sandwichs en moins donc 300 - 150 = 150 grosso modo hein on est d'accord. alors après si en plus la qualité n'est pas au rdv ça devient compliqué (mais ça je les ai pas gouter j'ai que les retours de certain) mais plutot que de chercher des explications à droite ou a gauche, peut être que l'explication est surtout lié a cela. ça regle pas tous évidemment mais c'est déjà une bonne piste.
De mon côté, je ne suis pas sûr qu'il y ait eu une erreur de calcul démesurée. 100-120 visiteurs, 2 repas sans compter la tartiflette, on aurait tourné à 200-240 commandes si les gens avaient acheté : on n'est pas non plus sur une estimation déraisonnable. On s'est dit aussi que les gens auraient plus envie de revenir s'ils avaient trop à manger, plutôt que pas assez, puisque les rôlistes mal nourris ont tendance à être tristes. Il est clair que la commande était trop importante par rapport à ce qui s'est vendu, mais l'estimation de la fréquentation me paraît plutôt juste. Le problème est plutôt à mon avis à chercher dans un changement des habitudes de consommation, peut-être lié à la proximité des commerces ou simplement au fait que les gens n'ont pas aimé les sandwiches.
Personnellement, je ne suis pas sûr que ça vaille le coup d'épiloguer sur l'estimation des ventes : comme notre partenaire est prête à nous refaire des livraisons dans le week-end en fonction du nombre de consommations, on peut très bien partir l'an prochain sur une base de 100 voire 50 et en recommander dans le week-end si besoin.
Du coup, les trois bonnes questions à se poser sont à mon avis les suivantes :
- Est-ce qu'on maintient le partenariat avec cette boulangerie ? Vous êtes apparemment plusieurs à ne pas avoir apprécié les sandwiches, et ça ne sert à rien de reprendre un partenaire si les visiteurs ne l'aiment pas. Personnellement j'ai bien aimé les sandwiches, donc je me tais.
- Si vous ne voulez pas maintenir le partenariat avec cette boulangerie, en avez-vous une autre à proposer ? Sachant que celle-ci pratique des tarifs défiant toute concurrence (pouvoir vendre nos sandwiches à 4 euros, à Chambéry, ce n'était pas gagné), que la prestataire est vraiment sympa, que notre ancien partenaire a fermé, et qu'on risque d'avoir du mal à en retrouver une qui non seulement livre le week-end mais en plus accepte d'ajuster la commande au fil de l'eau.
- En l'absence de partenariat avec une boulangerie, qu'est-ce qu'on vend pour le repas ? Les sandwiches de grande surface n'étant probablement ni meilleurs ni moins chers, ça laisse la préparation de repas dans la cuisine. C'est probablement faisable, mais ça implique d'y poster une et probablement deux personnes pour la préparation, et de réfléchir sérieusement à ce qu'on propose.
lun, 13/04/2015 - 19:17
C'est certain que trouver une boulangerie ouverte le dimanche (et qui fait des sandwichs à la demande surtout), ça doit être un peu la croix et la bannière pour en trouver une. De mon côté, j'ai trouvé le (oui j'en ai mangé qu'un) assez médiocre et j'ai été malade (enfin mon estomac) toute la journée du samedi, mais je sais bien que ça doit être un coup de malchance
Pour ce que disait Christelle, question hygiène, il y a toujours les gants jetables pour éviter les infections et intéractions bactérienne entre la nourriture et les mains du cuisinier/barman
lun, 13/04/2015 - 19:30
Le port de gants ne dispense pas de se laver les mains.
Pour bien faire : une paire de gant par sandwich/plat, on jette la paire de gants, on se lave les mains et on remet des gants avant préparation de tout nouveau sandwich.
Pas plus pratique, mais encore plus sécurisé niveau hygiène il faut le reconnaître.
Même que si je sais à l'avance qui se colle à la cuisine (et qu'on me fournit la taille de gants), je peux me débrouiller à en fournir gratos (parce que c'est pas donné), qualité professionnelle :-p
lun, 13/04/2015 - 20:46
Se laver les mains et changer de gants entre chaque sandwich, ce n'est pas un tout petit peu abusé ? Absolument personne ne fait ça, y compris les professionnels - que ce soit les traiteurs ou les boulangers - et si on commence à le faire pour servir la tartiflette, on sert la première assiette à 19h et la 75ème à 2h du matin ^_^
lun, 13/04/2015 - 20:53
Sachant que celle-ci pratique des tarifs défiant toute concurrence (pouvoir vendre nos sandwiches à 4 euros, à Chambéry, ce n'était pas gagné), que la prestataire est vraiment sympa, que notre ancien partenaire a fermé, et qu'on risque d'avoir du mal à en retrouver une qui non seulement livre le week-end mais en plus accepte d'ajuster la commande au fil de l'eau.
L'ancien partenaire a fermé, mais il proposait un partenaire de remplacement. Seulement, le partenariat de cette année avait déjà été mis en place apparemment (j'en avais parlé à Aurélie en janvier je crois), et cela ne s'est pas fait. Bref, il pourrait y avoir d'autres partenaires potentiels au cas où, je pense, si le problème vient de là - mais il est peut-être tout autre, les goûts et les couleurs...
lun, 13/04/2015 - 20:54
Je confirme que la plupart des professionnels ne changent pas de gant entre chaque sandwich. Suffit de voir Subway ou même le rayon boucherie de Leclerc ou Carrefour.
lun, 13/04/2015 - 21:11
Bonjour également Chris,
Merci de ton intérêt ; c'est gentil à toi de t'impliquer dans la convention.
De rien, je t'en prie. Comme toi, je suis à l'écoute des autres. Enfin moi, quand j'ai le temps. Et là j'ai fini ma peinture.
25 membres présents, cest bien, dommage qu'ils soient pas visibles le vendredi
avant de savoir les sandwichs l'an prochain, la bonne question est : 400 euros de pertes, c'est une première et, sur des disponibilités de 1500, 2000 euros maxi, ça pique carrément
alors la réussite du format, c'est bien, mais un tel échec financier ne peut pas être reconduit
parce que les Bureaux passent mais Pentacle demeure, enfin, des fois il survit
lun, 13/04/2015 - 21:16
De mon côté, je ne suis pas sûr qu'il y ait eu une erreur de calcul démesurée. 100-120 visiteurs, 2 repas sans compter la tartiflette, on aurait tourné à 200-240 commandes si les gens avaient acheté : on n'est pas non plus sur une estimation déraisonnable. On s'est dit aussi que les gens auraient plus envie de revenir s'ils avaient trop à manger, plutôt que pas assez, puisque les rôlistes mal nourris ont tendance à être tristes. Il est clair que la commande était trop importante par rapport à ce qui s'est vendu, mais l'estimation de la fréquentation me paraît plutôt juste. Le problème est plutôt à mon avis à chercher dans un changement des habitudes de consommation, peut-être lié à la proximité des commerces ou simplement au fait que les gens n'ont pas aimé les sandwiches.
oui et non
l'évolution était déjà perceptible sur les 3 dernières conv, et 1 visiteur = 2 sandwichs, ça n'a jamais marché comme ça
surtout avec la tartiflette du samedi soir et des problèmes financiers de beaucoup
pour les barres chocolatées, elles sont en chute libre depuis bien longtemps et la commande avait été drastiquement réduite il y a 2 ans, mais c'est pas grave, ça se revend au club (enfin en théorie)
lun, 13/04/2015 - 21:27
Oui ça vous paraît abusif, mais certains professionnels de la restauration :
1- sont formés à l'arrache ou ont une formation à l'hygiène datant de Mathusalem
2- s'en fichent
3- c'est pas parce que le rayon boucherie Leclerc ou Subway fait de telle façon, que c'est juste ;-)
Vous trouveriez cela normal que je vienne vous faire votre prise de sang sans mettre laver les mains/passer de la solution hydroalcoolique après mon patient précédent ?
Personnellement qu'une boulangère prenne mon pain après avoir touché des pièces dans sa caisse (avec ou sans gants) qui ont vu des centaines de main avant, ça me défrise le poil et c'est un manquement important à l'hygiène (un peu comme passer à table après être aller à la selle sans se laver les mains, mais à l'échelle x10000).
Ben là je vois pas en quoi on pourrait pas avoir un minimum d'hygiène. Le minimum serait que la personne qui fasse la cuisine ne fasse pas le service (ne touche encore moins dans la caisse avant de retourner en cuisine, à moins de se laver les mains correctement) et se lave les mains/change de gants régulièrement (Binch doit avoir les standards McDo en tête, qui sont un bon compromis rentabilité/hygiène).
Cela reviendrait à faire comme la tartiflette : celui qui fait est celui qui ne sert pas (joli slogan, non ?) a minima.
L'argument "les autres font comme cela...", "mais ça se passe bien chez les autres...", c'est bien, mais si on veut éviter tout problème (et donc péréniser la convention) c'est une précaution à prendre.
Se laver les mains et mettre des gants à intervalle régulier, c'est quand même pas excessif non plus. Et je vous épargne la charlotte (ça se fait dans les cuisines collectives).
lun, 13/04/2015 - 21:48
De rien, je t'en prie. Comme toi, je suis à l'écoute des autres. Enfin moi, quand j'ai le temps. Et là j'ai fini ma peinture.
25 membres présents, cest bien, dommage qu'ils soient pas visibles le vendredi
avant de savoir les sandwichs l'an prochain, la bonne question est : 400 euros de pertes, c'est une première et, sur des disponibilités de 1500, 2000 euros maxi, ça pique carrément
alors la réussite du format, c'est bien, mais un tel échec financier ne peut pas être reconduit
parce que les Bureaux passent mais Pentacle demeure, enfin, des fois il survit
De mon souvenir, il y a eu des années où la convention était négative aussi, mais des subventions ont permis d'éponger le problème.
L'idée de la subvention a été envisagée, mais force de constater que c'était plutôt une contrainte pour l'association malgré le bénéfice apporté (prise en compte des expériences précédentes).
De plus, les subventions sont de plus en plus rares de nos jours (retours d'autres asso qui peinent avec la diminution de ces subventions).
L'an dernier, sans avoir permis de gagner une somme astronomique, le Ulule a permis une bulle d'air. Mais là aussi fût une contrainte importante que d'imaginer et concevoir des contreparties intéressantes.
Cette année, avec le changement de salle et de date, il y avait bien assez de contraintes, pour ne pas tirer une balle supplémentaire dans le pied de la convention.
L'échec financier est là certes, il y a eu pas mal de changements ces derniers années (consommation à la convention, changement de salle, recentrage sur le JDR, changement de date, etc), ce qui nuit à trouver un équilibre facilement.
Mais il serait malvenu de croire que le bureau actuel se lave les mains de ce déficit. Bien au contraire.
On réfléchit et on tente d'identifier les divers facteurs l'expliquant afin d'éviter que cela ne se reproduise. On y réfléchit entre nous, et avec vous.
C'est pour cela qu'on a été très vite transparents (bien que vous ayez été plus rapides à le demander que nous à le finaliser, question de temps libre pour le faire).
Parce qu'à force d'avoir "le nez dans le guidon", on a moins de recul. Et que vous avez émis des hypothèses intéressantes, qui sont des pistes à exploiter.
Ce n'est pas parce qu'il y aura un changement de bureau qu'on doit refiler l'asso/la convention sans informations au prochain (on vous a déjà parlé d'un kit prise en main de l'association commencé l'an dernier, chose jamais produite avant, pour justement aider/motiver les suivants).
Comme tu le dis si bien Chris, Pentacle survit. Il paraît même selon certains membres qu'on pourrait survivre sans convention (donc sans grosses dépenses). Comme quoi, tout paraît possible.
(mais j'aime bien la convention personnellement, ça me manquerait si elle n'était plus là)
mar, 14/04/2015 - 09:13
Niveau hygiène alimentaire c'est un peu mon boulot... Je conçois des laverie et depuis peu des chaines de préparation des plateaux pour Hopitaux donc je suis un peu beaucoup au fait des protocoles actuels...
Et vu la "quantité" que l'on fait/fera, un seul poste cuisine est suffisant et je peut gérer si besoin de "former" ou de m'occuper de la cuisine le moment venu.
Et les sandwichs a 4 euro ça fait fuir des gens...
Pour un hot dog on peut compter le vendre 2 euros, la portion de frites 1 euro et la boisson 1 euro... On a vite fait le calcul... Mais cela necessite un poste en plus niveau buvette sur le midi et des protocoles de conservations/chaine du chaud et froid a respecter pour pas avoir de malades ou de courantes pour les hot-dogs.
De plus j'ai un "grand" ami traiteur et rôliste occasionnel sur Annecy et si prévenu a l'avance (2 mois minimum... ) il peut surrement venir donner un coup de main, prêter des ustensiles, voir plus...
Pour les sandwich le problème est le "rebut" c'est du frais et les invendus sont toujours perdus... Donc la cuisine "a la demande" du moment qu'il y ai du stock "conservable" peut limiter des pertes et des produits comme les frites surgelés peuvent se garder très longtemps (24 mois pour les frites en général et entre 12 a 18 mois pour les saucisses/viandes préparés pré-cuites en se basant sur les dates prescrites) si la chaine du froid et les températures de congélation respectés et que l'on se fournit de manière "adapté" chez METRO ou des grossistes.
Il y a donc possibilitée d'être plus compétitif et plus économique en même temps... A savoir que les "invendus" de l'année précédente ont des chances de servir l'année suivante... Mais avec un "surplus" d'organisation a ce sujet...
(et il y a des congélateur dans la salle de Mérande pour ceux qui veulent savoir et de quoi déballer/pré-préparer l'ensemble)
Ce n'est qu'une proposition avec des détails "pratiques" après on peut en dicuter plus longuement le moment venu car je doit encore avoir des notes d'orga du club de jdr Belfort concernant ces détails et des "menus" avec recettes de cuisines simple (avec produits longue conservation, 12/24 mois, uniquement comme ingrédients et certaines sont pas dégueu ainsi que poiur régimes spéciaux végétariens/gluten) si on remet cette affaire sur le tapis.
mar, 14/04/2015 - 09:34
Je peux aussi voir avec un pote restaurateur saisonnier qui ne bosse généralement pas avant avril.
Y'a possibilité de faire connaissance si vous vous déplacez sur l'événement jdr/plateau plein air
mar, 14/04/2015 - 18:13
Comme toi, je suis à l'écoute des autres.
Chaque membre se fera sa propre opinion sur cette belle profession de foi.
400 euros de pertes, c'est une première
N'exagérons rien : la convention est régulièrement déficitaire en l'absence de subventions extérieures. L'année dernière, la comptabilité était déficitaire de 300 euros et n'a été sauvée que par le financement Ulule (majoritairement payé par les membres de l'association eux-mêmes, on le rappelle). On est donc sur un résultat relativement similaire cette année.
La différence majeure est, comme le dit Hécate, qu'on n'a pas souhaité imposer les contraintes d'une subvention à la conv' de cette année pour ne pas rajouter une problématique au changement de salle.
alors la réussite du format, c'est bien
Oui, je trouve aussi que c'est bien. N'oublions pas non plus qu'on a fait face cette année à deux problèmes majeurs : le premier changement de salle depuis un sacré bail, et le décalage impromptu de la convention au week-end de Pâques.
Face à ces deux problématiques, on a fait jouer plus de tables de jeu de rôle sur le week-end que dans à peu près toutes les éditions récentes, tout le monde semble d'accord pour dire que c'était mieux qu'à Pierre Cot, et on arrive à un résultat financier proche de l'an dernier.
Honnêtement, c'était pas gagné : on aurait pu être déficitaires de bien plus.
un tel échec financier ne peut pas être reconduit
Au vu de la santé financière de l'association, si, il peut.
N'oublions pas aussi que les cotisations des membres servent quasi-exclusivement (pour ne pas dire exclusivement) à financer la convention. A 10 euros par cotisation, le déficit est vite absorbé. On a plus d'une trentaine de membres cette année, ça fait au moins 300 euros de moins sur le déficit de la convention. A 100 euros de perte sèche, je pense qu'on peut survivre... Et je ne parle même pas des bénéfices de la buvette. C'est normal que la convention soit déficitaire, on n'est pas là pour faire du bénéfice : l'important est que le bilan financier s'équilibre sur l'année.
Cela dit, la question ne se pose pas puisque la source du déficit est clairement identifiée. Accessoirement, et dans le contexte de l'AG qui approche, notons que la convention de l'année prochaine est quasiment clef en main : maintenant que le changement de salle est géré, il suffirait de refaire la même chose en corrigeant le tir sur les sandwiches pour arriver à un résultat financier honorable - et même positif en prenant en compte les cotisations. Et maintenant on a une assez bonne idée de ce qui fonctionne et ne fonctionne pas sur ce nouveau format.
Autrement dit, pas besoin d'être alarmiste, et pour les candidats potentiels, pas besoin d'être effrayés par le problème convention : même un bureau de néophytes peut gérer sans problème.
Au fait, une autre source de déficit qu'on a oublié de mentionner : environ 100 euros d'impression pour les affiches collées dans Chambéry. Est-il utile de dépenser une telle somme pour imprimer des affiches qui ne nous amènent qu'un nombre extrêmement faible de visiteurs, mais participent tout de même de la visibilité de l'association ? A réfléchir.
mar, 14/04/2015 - 20:45
Au fait, une autre source de déficit qu'on a oublié de mentionner : environ 100 euros d'impression pour les affiches collées dans Chambéry. Est-il utile de dépenser une telle somme pour imprimer des affiches qui ne nous amènent qu'un nombre extrêmement faible de visiteurs, mais participent tout de même de la visibilité de l'association ? A réfléchir.
Pour ma part, je trouve que les affiches ont été imprimé très tardivement, du coup effectivement le coût d'impression est important par rapport à son efficacité.
mar, 14/04/2015 - 21:25
On est partis sur un affichage deux semaines avant la convention. Il nous a semblé que si on affichait plus tôt, les affiches auraient le temps d'être recouvertes avant la date et que du coup on n'y gagnerait pas en visibilité. A ton avis, quel aurait été le bon délai ?
mar, 14/04/2015 - 21:59
Les affiches en villes il faut les faires 1 ou 2 semaines à l'avance car oui elles se font recouvrir parfois le lendemain.
Par contre les affiches chez les partenaires, la fac et autres trucs du même genre on peut les mettre 1 ou 2 mois à l'avance elles se font pas enlever.
mer, 15/04/2015 - 06:27
Les afffiches sont pour moi nécessaire car elle permettent d'attirrer des gens qui sont pas forcément roliste ( j'ai vu 2~3 ados de loin avec leur papa et je me dis que c'est peut être les affiches dans chambéry qui ont pu les amener). Cette année, l'affichage c'est fait entre une élection( les panneaux recouvert tous les jours) et une grève (pareil), donc nos affiches sont restés assez peu de temps. Si on avait fait l'affichage plus tôt sur chambéry cela aurait été en pure perte (après je suis d'accord pour faire un affichage plus tôt lors d'une année "normale"). On en a pas mis assez dans les boulangeries et autres. C'est un point à améliorer. Pour info quand j'organisais des LAN de 80 à 140 personnes on avait dans les 200 affiches sur Lyon avec un affichage un mois avant (après c'était des affiches bien moins classe que celles de Kévin et ça ramenait du monde).
mer, 15/04/2015 - 09:10
On est partis sur un affichage deux semaines avant la convention. Il nous a semblé que si on affichait plus tôt, les affiches auraient le temps d'être recouvertes avant la date et que du coup on n'y gagnerait pas en visibilité. A ton avis, quel aurait été le bon délai ?
Comme le disent Magus & Indy, il faudrait plannifier deux étapes d'affichages. Une première qui se ferait chez nos partenaires et établissements (office du tourisme, boulangerie, etc) un à deux mois à l'avance (à définir selon les évènements qui se déroulent en parallèle, comme les élections), une seconde dans un délai de deux semaines (avant la convention) sur les panneaux d'affichages de la ville, car comme tu l'as dit, plus tôt, nous risquerions de voir nos affiches recouvertes
mer, 15/04/2015 - 11:42
bon je fais un retour rapide. pour les affiches c'est cette méthode qui était faite avant. une tournée avec flyer et affiches dans tous chy 1 à 2 mois en fonction de quand l'affiche était dispo et une tournée affichage public 1 semaine avant avec quand c'était possible encore un passage 3 jours avants
pour les futurs bureaux:
encore une fois c'est comme pour les sandwichs et autre, pensez que vous avez des anciens qui chacun ont organisé entre 1 et 6 conventions (avec des erreurs certes mais des belles réussite surtout) alors plutot que de les braqués et les pousser dehors, demandez leurs, ou a minima communiquer ce que vous etes entrain de faire, réflechir comme ça les gens peuvent réagir avant et non pas après
si tu annonces: on va commander 250 sandwichs, beaucoup auraient dit : attention c'est ce qu'on commandait avant et il n'y avais pas de tartiflette le samedi; peut etre qu'un peu moins c'est mieux.
ps : je sors de mon silence parce que cet évenement, je l'aime bien et j'espère que certaines choses seront lues par les futurs bureaux, je ne reviendrais pas de suite même s'il y a un changement de bureau, j'ai aussi d'autre préoccupation. neanmoins je reste tout a fait joignable par mail ou téléphone si certain ou besoin de conseil.
mer, 15/04/2015 - 12:47
encore une fois c'est comme pour les sandwichs et autre, pensez que vous avez des anciens qui chacun ont organisé entre 1 et 6 conventions (avec des erreurs certes mais des belles réussite surtout) alors plutot que de les braqués et les pousser dehors, demandez leurs, ou a minima communiquer ce que vous etes entrain de faire, réflechir comme ça les gens peuvent réagir avant et non pas après
Pour ça JB, c'est un peu facile de dire que le bureau actuel vous a poussé dehors. Vous avez aussi votre part de responsabilité, tout comme le bureau. Y a pas à revenir la dessus, les points de vue sont si subjectifs et les problèmes tellement réccurents qu'on ne peut pas faire un bilan objectif. En plus il se trouve que la situation était inversée il y a quelques temps et que ça n'avait pas l'air de chiffoner le bureau de l'époque. Alors bien beau de donner des leçons.
J'observe juste que si la transmission de dossiers et d'infos avait été faîtes correctement au début de chaque mandat, voir qu'un dossier écrit (comme ce qui est en cours de réalisation) avait été réalisé, on aurait pas besoin de se prendre la tête. Parce qu'il peut y avoir des incompatibilités de personnes, de la lassitude, de l'orgueil... mais au moins tout est ok pour des novices avec un écrit détaillé.
Enfin je trouve un peu déplacé de vouloir faire un bilan sur la convention, de réclamer bien fort des chiffres, de vouloir tout de suite faire passer le bureau qui a organisé la convention pour des guignols incompétents qui auraient dû faire le taf sous la directive des "anciens" s'ils avaient voulu réussir quelques choses. Le tout sans avoir foutu un seul pied à la convention (on se fout des raisons, c'est juste un fait), sans attendre le bilan du bureau (qui prend du temps à être établi, mais vous devriez le savoir non?), en ne cherchant que les défauts, en se désintéressant volontairement des objectifs de l'évènement:
- un bon moment pour tous: ok
- du jdr en pagaille: ok
- faire découvrir le jdr: ok pour les néophites qui sont venus
- faire venir des auteurs et assos: ok
- être à l'équilibre financier: raté (dans des proportions ne mettant pas en danger immédiat le club, il faudra faire mieux la prochaine fois. on sait que c'est le plus dur à réaliser)
Alors arrêtez svp de vouloir faire peur à tout le monde, en disant que le club est détruit par un petit groupe, que le club ne se remettra pas d'un futur échec financier sur la conv., voir globalement que le club ne peut pas survivre sans vous... C'est gentil de vous y intéresser mais faut peut-être changer de méthode pour se faire entendre sans tensions.
mer, 15/04/2015 - 12:01
bon ok je retire pousser dehors par contre je rajoute le bureau et certain membre et je me dis que j'aurais du rester dans mon coin
juste sur la transmission elle a été faites avec les bureau précedents pour celui ci je ne sais pas je n'était pas dans le précedent ni dans l'actuel, et après il faut aussi savoir demander ou comme je le disait annoncer ce qu'on fait, pour voir comment ça réagit. si tous les membres trouve que 250 sandwich (c'est ex pas une fixette) c'est trop et bah comme ça on en commande moins
sur ce bon vent
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Arf, il est tard, je répondrai plus tard. Mais globalement c'était cool!